.. sectnum:: :start: 11 ÖY/AKK Yazılımlar için Proje Yönetimi *************************************************** Tanımlar =================== Genel ------------------------ .. rst-class:: first-line-in-paragraph Bir proje; özgün bir ürün, hizmet veya sonuç yaratmak için yapılan başlangıcı ve bitişi belirli sınırlı bir planlamadır. ÖY/AKK göçü, bir proje yönetimi felsefesi içerisinde ele alınmalı ve proje içerisinde çıkan zorluklar belirli bir plana göre giderilmelidir. Proje Yönetimi, proje faaliyetlerinin belirli bir hedefe ulaştırılması için zaman, maliyet ve performans kısıtlamaları dahilinde kaynakların verimli kullanılarak planlanması, programlanması ve kontrolüdür. .. rst-class:: first-line-in-paragraph Bir çalışmanın proje olabilmesi için iki özelliğe sahip olması gerekir. Birincisi, projenin sonunda ortaya çıkan ürün, diğerlerinden en az bir yönü ile farklı ve özgün olmalıdır. İkinci olarak da bir çalışmanın proje olabilmesi için belirli bir zaman dilimi ile kısıtlı olması gerekir. Yani her projenin bir başı ve belirli bir sonu vardır. Sonu olmayan çalışmalar proje olarak nitelendirilmez. .. rst-class:: first-line-in-paragraph Projenin sonunda çıkan ürün uzun yıllar devamlılığını korumaktadır. Belirli bir başlangıcı ve sonu olduğundan ÖY/AKK göçü bir projedir. Örneğin kurumsal uygulamaları destekleyen ticari bir veritabanının, açık kaynak kodlu veritabanına göçü değerlendirildiğinde, göç edilen açık kaynak kodlu veritabanı uzun yıllar hizmet vermeye devam edecektir. Bununla beraber, göç edilen ÖY/AKK'lu VTYS'nin bakım işlemleri, projenin devamı olarak değerlendirilmez. Dolayısıyla üretim faaliyetleri operasyoneldir ve proje olarak tanımlanmaz. Temelde projenin içerisinde birbirini tekrarlayan faaliyetlerin olması operasyonel tanımı içerisinde değildir. .. rst-class:: first-line-in-paragraph Projede ekibi, projenin başlaması ile bir araya gelir ve projenin sonuçlanması ile birlikte dağılır. Projenin süresi, harcanan iş gücü proje organizasyon yapısı proje için belirleyici kriterler değildir. Özetle, kısa süre alabilecek projeler de bu tanımın içerisinde yer alabilir. Her projenin bir tanımı ve hedefleri olmalıdır. Bu hedefler: - Özgün, - Ölçülebilir, - Erişilebilir, - Ödüllendirilebilir, - Zamana ayarlanabilir olmalıdır. Program ----------------------- .. rst-class:: first-line-in-paragraph Birbirleri ile bağlantılı ve eşgüdümlü bir şekilde yürütüldüklerinde daha olumlu sonuçlar sağlayan projelerden oluşan demet ve aile olarak tanımlanır. Bir kurumun ÖY/AKK göçü **Program**, bunun içerisinde istemcilerin Pardus işletim sistemine geçişi ise **Proje** olarak tanımlanabilir. İş Kırılım Yapısı ----------------------------- .. rst-class:: first-line-in-paragraph Proje faaliyetlerinin, farklı ekipler tarafından üstlenilebilecek, kendi içerisinde bir bütün oluşturan, fakat projenin diğer aktiviteleri ile uyumlu şekilde yürütülmesi gereken bileşenlerine ayrılması *İş Kırılım* Yapısını oluşturur. Pardus işletim sistemi göçü projesinde çevre birimlerinin analizi iş kırılım yapısı içerisinde değerlendirilebilir. Alt Proje ---------------------- .. rst-class:: first-line-in-paragraph Kapsamlı projeleri, bölümlerine ayırarak yönetmek daha etkin bir yöntem olabilmektedir. Bu durumda *Alt Proje* kavramı ortaya çıkar. Alt projeler için bugün en yaygın kullanılan deyim *İş Paketi* ' dir. İş paketleri, bir projenin yine proje yönetim kurallarına uygun olarak yürütülen bölümleridir. Aktivite ----------------- .. rst-class:: first-line-in-paragraph Proje akışı boyunca yapılan işin elementlerinden her biri *Aktivite* 'dir. Bir aktivite normalde beklenen bir süreye, beklenen bir maliyete ve beklenen kaynak gereksinimlerine sahiptir. Aktiviteler projenin alt kavramıdır. Örneğin bir ÖY/AKK'lu işletim sistemine göç projesinde analiz alt projesi ve buna ait iş kırılımlarının içerisinde değerlendirilen çevre birimlerinin işletim sistemine uyumluluğu içerisinde “kurumda kullanılan yazıcıların uyumluluğunun test edilmesi” bir aktivitedir. Kilometre Taşı (Milestone) ---------------------------------------- .. rst-class:: first-line-in-paragraph Proje dahilindeki önemli olaylardır. Genellikle önemli bir ara çıktının (ürünün) tamamlanması halidir. Bir eylemi değil durumu ifade ettiğinden süresi yoktur (sıfırdır). Kilometre taşı kullanmanın iki temel gerekçesi şunlardır: 1. Projede bazı ara çıktıların (ürünlerin) verilmesi istenmiştir ve bunlar için müşteriye bir tarih verilmiştir. Örneğin, göç analiz raporunun teslim edilmesi bir ara üründür ve kilometre taşı olarak nitelendirilebilir. 2. Uzun sürecek bir projede, işlerin yolunda gidip gitmediğini kontrol etmek ve sonuçta sapma olup olmayacağını kestirebilmek için kilometre taşı konulabilir. Örneğin bir ÖY/AKK'lu işletim sistemine göç içerisinde web uygulamalarının analizi bir kilometre taşı olarak nitelendirilebilir. .. rst-class:: first-line-in-paragraph Kilometre taşları, bir karar noktası olarak da kullanılabilir. Bir yazılım geliştirme projesinde, prototip testlerinin sonuçlarının değerlendirilmesi bir kilometre taşı olabilir. Çünkü testlerin olumlu çıkması durumunda en kısa zamanda üretime geçmek üzere projeyi yönlendirmek, testlerin olumsuz çıkması halinde bir durum değerlendirmesi yaparak projeyi kapatmak veya yeni prototipler yapma kararı almak gerekmektedir. Proje Yönetimi ------------------------- .. rst-class:: first-line-in-paragraph Proje yönetimi kavramı; proje faaliyetlerine bilgi, yetenek, araç ve tekniklerin uygulanarak paydaşların beklentilerine varmak hatta aşarak karşılamak şeklinde açıklanır. .. rst-class:: first-line-in-paragraph Her proje başlar ve bir zaman sonra biter. Ancak bir projenin başlamış olması, yürüyor olması ve hatta bitmiş olması onun “yönetildiği” anlamına gelmez. Projenin istenilen amaca öngörülen kaynaklarla ulaşabilmesi, paydaşların beklentilerini karşılaması ve hatta aşması ancak onun “yönetilmesi” ile mümkündür. Proje yönetiminin dokuz temel unsuru olduğu kabul edilmektedir. Bir projeyi yönetebilmek için; - Projenin gerekli tüm işleri kapsadığından (diğer taraftan gereksiz olan hiç bir işi kapsamadığından) emin olmak gereklidir. Bu, Proje Kapsam Yönetimi’dir. - Projenin her bileşeninin ne zaman başlayıp ne zaman biteceğini bilmek ve projenin öngörülen zamanda bitmesini sağlamak önemlidir. Bu, Proje Zaman Yönetimi’dir. - Projenin bileşenlerinin maliyetlerinin bilinmesi ve projenin belirlenen bütçe dahilinde tamamlanması önemlidir. Bu, Proje Maliyet Yönetimi’dir. - Projenin ihtiyaçları tam olarak karşılayacağına ilişkin sistem oturmuş olmalıdır. Bu, Proje Kalite Yönetimi’dir. - Projede yer alacak doğru kişilerin belirlenmesi ve bu kişilerin en etkili şekilde görevlerini yapması çok önemlidir. Bu, Proje İnsan Kaynakları Yönetimi’dir. - Projenin sağlıklı ilerleyebilmesi için, proje çerçevesinde bir araya gelmiş farklı kişiler, paydaşlar arasında etkin bir iletişim ağı kurulmalıdır. Bu, Proje İletişim Yönetimi’dir. - Projenin olası olumsuz sonuçlarının en aza indirgenmesi için risklerin belirlenip, bunlara karşı önlemlerin alınması gereklidir. Bu, Proje Risk Yönetimi’dir. - Hemen hemen tüm projelerde proje dışından mal ve hizmet alımı yapılır. Bunların sistemli bir şekilde yürütülmesi Proje Tedarik Yönetimi’dir. - Projelerin bütün parçalarının eşgüdümlü bir şekilde işlemesini sağlamak da Proje Entegrasyon Yönetimi’dir. - Projede isterlerinde çeşitli sebeplerle (tedarik, kaynak, ihtiyaç değişikliği) önceden öngörülememiş değişiklikler gerekebilir. Bu talepler, Proje Değişiklik Yönetimi ile takip edilir. - Zaman içerisinde artan müşteri ihtiyaçlarını, kısa zamanda, tam ve doğru olarak karşılanması gerekir. Özellikle bakım süreçlerinde karşımıza çıkan bu ihtiyaçlar, Proje Konfigürasyon Yönetimi ile karşılanmaktadır. Proje Yönetimi ise, bir amaca ulaşabilmek için gerekli işlerin; - Başlatılması, - Yapılacakların planlanması, - Planlananların yürütülmesi, - Yürütülenlerin kontrolü ve değerlendirmesi, - Gerçekleşen ile öngörülen arasında bir fark olması durumunda, yeni koşullara göre yeniden planlama yapılması, - Tüm işler bittiği zaman da işin tamamlanmasıdır. Projenin Paydaşları ------------------------------- .. rst-class:: first-line-in-paragraph Projenin; isteyen (müşteri), yürüten (proje yöneticisi) ve yaptıran (sponsor) olarak tanımlanabilecek üç temel paydaşı vardır. Bunlara doğrudan paydaş da denmektedir. Proje yönetiminde şu şekilde tanımlanmaktadır: - Proje sonuçlarını doğrudan kullanacak olan ve projeyi talep eden kişi veya kuruluş; müşteri, - Projede öngörülen, işleri bizzat yapan ve ürünleri ortaya çıkartan proje ekibi ve kendisine tahsis edilen kaynaklarla projeyi yönlendiren; proje lideri, - Projenin yürütülmesi için gerekli kaynakları sağlayan kişi veya organizasyon; sponsor’dur. .. rst-class:: first-line-in-paragraph Tüm bu organizasyonun merkezinde olan ve paydaşlar arasındaki ilişkinin arayüzünü oluşturan proje lideridir. Bu tanımlama yerine çeşitli organizasyonlarda Proje Yöneticisi, Proje Yürütücüsü, Proje Sorumlusu, Proje Koordinatörü sıfatları da kullanılmaktadır. Genelde müşteri, proje ekibi ve proje lideri kavramları kolay anlaşılmaktadır. Fakat Sponsor kavramının anlaşılması biraz daha zordur. Bunun nedeni de bir çok durumda sponsor ile müşteri veya proje lideri ile sponsorun aynı kişi olmasıdır. Örneğin; Bir kamu kurumunun, ÖY/AKK'lu işletim sistemine göç projesini kendi personeli ile yürütmesi durumunda, kurum üst yönetimi, hem projeyi talep eden müşteri, hem de kaynakları sağlayan sponsor konumundadır. Proje Aşamaları ------------------------------- .. rst-class:: first-line-in-paragraph Mantıksal olarak ilişkilendirilmiş aktivitelerin bütünüdür. Her proje aşaması sonucunda, proje açısından önemli çıktılar oluşur. ÖY/AKK Göç projesini temelde dört aşamada değerlendirmek gerekmektedir: 1. Başlangıç ve Planlama, 2. Analiz ve Kavram Kanıtlama, 3. Pilot ve Yaygınlaştırma, 4. Değerlendirme ve Belgeleme'dir. .. rst-class:: first-line-in-paragraph Başlangıç ve Planlama, proje fikrinin doğmasından proje kapsamının belirlendiği, proje planının tamamlandığı, gerekli kaynakların sağlandığı, müşteri-sponsor-proje ekibi arasındaki mutabakatın sağlandığı noktaya kadar geçen aşamaları kapsamaktadır. .. rst-class:: first-line-in-paragraph Projenin yürütülmesi aşamaları olarak da tanımlanabilecek, *Analiz ve Kavram Kanıtlama* ile *Pilot ve Yaygınlaştırma* aşamaları proje içerisinde ürünlerin tamamlanması ve teslimi faaliyetlerinden oluşmaktadır. Projenin bitiş aşaması olan *Değerlendirme ve Belgelendirme* safhasında, yapılan işlerin belgelendirilmesi ve kontrollerin yapılmasının ardından proje aşaması sonlandırılmaktadır. Proje bitiminden sonra operasyonel işler devreye girer ve kurumsal destek kapsamında değerlendirilmelidir. Proje Organizasyonu ------------------------------ .. rst-class:: first-line-in-paragraph Göç Projelerinde, proje organizasyonu, Kurumun iş gücüne, proje paydaşlarının bilgi birikimine ve idari olarak bağlı bulundukları birimlerin projeye katkılarına göre değişebilmektedir. Bu nedenle; - Fonksiyonel Organizasyon, - Proje Temelli Organizasyon, - Matris Organizasyon tiplerinden biri veya birkaçı (hibrit şekilleri) kullanılabilmektedir. Fonksiyonel Organizasyon +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ .. rst-class:: first-line-in-paragraph Bu tür organizasyonlarda proje, fonksiyonel yöneticilikler içinde yapılır. Tüm proje elemanları o yöneticinin elemanlarıdır. Diğer yöneticiliklerde çalışan personelden destek alınır. Departman yöneticisi veya onun görevlendirdiği bir kişi proje liderliğini yürütür. .. figure:: images/11_FonksiyonelOrganizasyon.png :alt: Örnek kurumsal sistem topolojisi :align: center Şekil : Fonksiyonel Organizasyon Proje Temelli Organizasyon ++++++++++++++++++++++++++++++ .. rst-class:: first-line-in-paragraph Proje temelli organizasyonlarda fonksiyonel departmanlar bulunmaz. Organizasyon, var olan projeye göre kurulur. Projenin tamamlanması ile ilgili birim kaybolur. .. figure:: images/ProjeTemelliOrganizasyon.png :alt: Örnek kurumsal sistem topolojisi :align: center .. rst-class:: centered Proje Temelli Organizasyon Matris organizasyon +++++++++++++++++++++++++++++++ .. rst-class:: first-line-in-paragraph Farklı organizasyonel birimlerdeki çalışanlar, geçici olarak görevlendirilerek proje ekibini oluştururlar. Ekipten bir kişi, proje liderliği görevini yürütür. Proje ekibindeki çalışanlar, projede kendilerine verilen görevleri yapar ve proje tamamlandığında kendi fonksiyonel birimlerine geri dönerler. Proje ekibinin bağlı bulunduğu fonksiyonel yönetimle bağlarına ve projeye ayıracakları zamana göre zayıf, dengeli ve güçlü matris organizasyonlar oluşturulabilir. Proje üyeleri, projenin kapsamına göre çeşitli birimlerde çalışabilmektedir. Zayıf matriste, proje parçalarına ayrılarak ayrı birimlerce yürütülür. Birim müdürleri neyin ne zaman yapılacağına karar verir. Dolayısı ile zamanı birim müdürleri planlar. Dengeli matriste bir proje koordinatörü olur birimlerden uzmanlık isteyen işler için personel görevlendirilir. Birim müdürleri kendi personelinin yaptığı işi denetler. Güçlü matriste ise proje üyeleri tam zamanlı olarak projede çalışır. Birim müdürleri ile hiyerarşik bağlantıları kalmaz. .. figure:: images/MatrisOrganizasyonu.png :align: center Şekil: Matris Organizasyon .. rst-class:: first-line-in-paragraph ÖY/AKKY'a göç projelerinde, dengeli matris organizasyon yapısının oluşturulmasının hem kurumda yürütülen operasyonel faaliyetlerin devamı, hem de esnek zaman planlaması açısından faydalı olabileceği öngörülmektedir. ÖY/AKK'lu göç projelerinde aşağıdaki gibi bir örnek yapılanma uygun olabilecektir. .. figure:: images/GocProjeleriOrnekOrganizasyonYapisi.png .. rst-class:: centered ÖY/AKK Göç Projeleri Örnek Organizasyon Yapısı Projenin Başlaması ve Planlama ========================================== .. rst-class:: first-line-in-paragraph Projenin en önemli aşaması planlamadır. Baştan zayıf ya da yanlış kurgulanmış, projenin paydaşları arasında hiçbir uzlaşının olmadığı projelerin başarılı olması mümkün değildir. Proje başlamadan önce, paydaşların arasında projenin neleri kapsayacağı ve nelerin proje kapsamı dışında bırakılacağı konusunda net, kesin, tartışmaya yer bırakmayacak biçimde ve yazılı mutabakata varılmalıdır. Proje Kapsamının Belirlenmesi ------------------------------------------------ .. rst-class:: first-line-in-paragraph Projenin kapsamı, projenin amaç ve çıktılarına ulaşım için yapılması gereken işlerin tümüdür. Kapsamın belirlenmesi, proje ürünlerinin belirlenmesi anlamına gelmektedir. Kapsamın, projenin başından itibaren tüm paydaşlarca bilinmesi proje süresince ortaya çıkabilecek birtakım problemleri baştan giderecektir. Projenin çıktıları, projenin adımları sonunda ortaya çıkacak olan somut çıktılardır. Bu çıktılar, ÖY/AKKY açısından sistem entegrasyonları olabileceği gibi, bir rapor şeklinde de olabilecektir. Proje Amacının Belirlenmesi ------------------------------------------------ .. rst-class:: first-line-in-paragraph Bir projenin etkin olarak yönetilebilmesi ve yürütülebilmesi için tüm paydaşlarca üzerinde anlaşılmış ve onaylanmış bir hedefinin olması gerekmektedir. Proje Amacı, - Yazılı olmalıdır. - Tüm paydaşlar (Proje lideri, Proje Ekibi, Müşteri, Sponsor) üzerinde anlaşma sağlanmalıdır. - Müşterinin, proje ekibi ve yöneticisinin ve proje organizasyonunun amaçları ile uyumlu olmalıdır. Bu aşamada da mutabakat sağlanmadan kesinlikle sonraki aşamaya geçilmemelidir. Ürünlerin Belirlenmesi ++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ .. rst-class:: first-line-in-paragraph Projenin sonunda çıkacak nihai ürünün ve projenin yürütülmesi sırasında çıkacak ara ürünlerin, projenin başında açıkça tanımlanmış olması şarttır. ÖY/AKKY'a göç açısından bu ürünler, rapor, yazılım geliştirme, entegrasyon gibi şekillerde tanımlanabilecektir. Proje Liderinin Belirlenmesi ----------------------------------------- .. rst-class:: first-line-in-paragraph Proje Lideri, projenin başlangıcından sonuna kadar bütün aşamalardan sorumlu olan kişidir. Ekip üyelerinin uyum içerisinde çalışmasından, projenin zaman, maliyet ve işgücü kısıtlarına uygun yürütülmesini sağlar. Proje yöneticisinin, göç konusunda tecrübeli olması sürecin yönetimine katkı sağlayacaktır. Göç projelerinin diğer bilişim proje süreçlerinden çok büyük bir farkı yoktur. Ekiplerle iyi iletişim kurabilen ve liderlik vasıflarına sahip, yetkin bir kişi bu işi yapabilecektir. Proje Maliyet Yönetimi ------------------------------------ .. rst-class:: first-line-in-paragraph Proje maliyeti, kurumsal göçün her aşamasında, tüm bileşenler göz önüne alınarak öngörülen maliyet olarak tanımlanmaktadır. Göç projelerinde, maliyetin en önemli kısmını personel maliyetleri oluşturmaktadır. Temel hedeflerden biri, mevcut donanım havuzunu doğrudan kullanmak olduğundan, bu kalemin sıfır olması hedeflenir. Personel Maliyetleri ++++++++++++++++++++++++++++++++++++ .. rst-class:: first-line-in-paragraph Kurumun kendi personeli, göç sürecine doğrudan müdahil olacağı için ayrıca bir ek maliyet oluşturmasa da, bu süreçlerin içinde işgücü olarak yerini alacağı unutulmamalıdır. .. rst-class:: first-line-in-paragraph Kurumun göç planı içinde, çeşitli faaliyetler için dışarıdan hizmet alımı yapması gereken durumlar oluşabilir. Bu gibi durumlarda, yapılacak anlaşmalar çerçevesinde dışarıdan doğrudan personel temini (danışmanlar, teknisyenler vb.) gündeme gelebilir. Gerekli eğitimlerin alınması, göç ekibinin oluşturulması, yazılım geliştirme maliyetleri de bu başlık altında toplanabilir. Taşra teşkilatı olan kurumlar için seyahat harcamaları gerekebilecek bütçe, maliyet kalemi olarak göç planına dahil edilmelidir. Donanım ve Yazılım Maliyetleri ++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ .. rst-class:: first-line-in-paragraph Kurumsal göç planlaması yapılırken, geliştirme ortamının kurulması için gerekli maliyetler de göz önüne alınmalıdır. Bu faaliyetlerde yer alacak geliştirme ekibinin ihtiyaç duyabileceği donanım ve yazılımların satın alınması, maliyet planlaması yaparken göz önünde bulundurulmalıdır. Göç sürecinde, ÖY/AKKY'ın yapısı gereği mevcut donanımların önceki yazılımlara göre çok daha fazla performansla çalışabiliyor olması, büyük bir avantaj olarak karşımıza çıkmaktadır. Olası sunucu ve ağ cihazları için gerekebilecek ek lisans maliyetleri ile istemcilerde ihtiyaç duyulabilecek değişikliklere yönelik olarak donanım maliyetleri de planlama aşamasında ele alınmalıdır. .. rst-class:: first-line-in-paragraph Kurumsal göç sürecinde, kurum kendi yazılımlarını geliştirebilecek kapasiteye sahip ise, yazılım maliyetleri, ÖY/AKKY'ın lisanslama felsefesi sayesinde en düşük şekilde gerçekleşmektedir. Yazılım geliştirme veya yazılım satın alma maliyetleri, daha çok dışarıdan hizmet veya ürün satın alınması gerektiğinde gündeme gelmektedir. Yazılımda yapılacak ufak değişimler veya görsel düzenlemeler gibi işler de, hizmet alımı yöntemi ile gerçekleştirilebilir. Bu yöntem tercih edilecekse, bütçe planına ilgili miktar dahil edilmelidir. Kurumun ihtiyaçları doğrultusunda kullanılacak yazılımların geçmesi gereken testler veya uyması gereken sertifikasyonlar varsa, gerekli bütçelendirme çalışması ilgili ekiplerce bu maliyet kalemine eklenmelidir. .. rst-class:: first-line-in-paragraph Sistemleri devreye alırken entegrasyon testleri, diğer safhalarda bileşen olarak maliyetlendirildiği için ayrıca bir maliyet öngörülmeyebilir. Ancak var olan verilerin yeni sistemlere aktarılması konusunda çok nadir görülebilecek durumlarda dışarıdan hizmet alımı yapılması gerekebilir. Proje Zaman Yönetimi ------------------------------ .. rst-class:: first-line-in-paragraph Projelerde en genel sorunların başında, gerçekçi olmayan zaman planları gelir. Birçok proje yöneticisi, gerçekçi olmayan zaman planlarından dolayı sorun yaşamaktadır. Projenin yürütülmesi sırasında, aktivitelerin tanımlanmış zamanlarda yapılıp yapılmadığının takip edilmesi, gecikmelere neden olabilecek aktivite sorumlularından performans raporları alınması, varsa gecikmeler ve nedenlerinin düzenli olarak raporlanması istenmelidir. .. rst-class:: first-line-in-paragraph Değişiklik istekleri olduğunda, değişikliğin yapılacağı aktivitenin kritik hat üzerinde olup olmadığı, daha önce öngörülmüş sürede değişiklik gerekip gerekmediği, değişikliğin hangi aktivitelere etkisinin olacağı, çıktılarda ve/veya bütçede değişiklik gerekip gerekmediği gibi hususlar incelenmelidir. Sorunlar gözden geçirilmeli ve düzeltici eylemler belirlenerek projede gerçekleşebilecek gecikmeler telafi edilmeye çalışılmalıdır. Proje sonlu, zamanlı bir faaliyetler bütünü olarak tanımlandığından gerçekçi bir zaman planlaması projenin başarı kriterlerinin başında yer alır. Proje zaman planı; - Proje süresince hangi çıktının ne zaman gerçekleşeceğini belirlemek, - Müşteri ve sponsora gerçekçi sözler verebilmek, - Kaynak planlaması yapabilmek, - Projenin ilerlemesi süresince gerçekleşen ve planlanan faaliyetler arasındaki farkı belirlemek, gerekli düzeltici önlemler alabilmek için gereklidir. Proje zaman planı şu adımlar ile hazırlanır: 1. Proje içerisindeki aktiviteler tanımlanır. 2. Bir aktivite listesi hazırlanır. 3. Aktiviteler ilişkilendirilir. 4. Her bir aktivitenin tahmini süresi tanımlanır. 5. Bu tahminler ile iş programı geliştirilir. 6. Proje planı, mali kaynaklar, müşteri istekleri açısından incelenir. Aktivitelerin Belirlenmesi ++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ Projenin gereklerine göre, - Stratejik planlamalar, (Genel Metodoloji), - Operatif planlamalar, (Aşamalar, Fazlar), - Taktik planlamalar (Faaliyetler) yapılır. Dolayısı ile karar vericiler, bu planlara bakarak; maliyet, insan ve zaman öngörüleri yapabilirler. .. rst-class:: first-line-in-paragraph Projede çok fazla belirsizlik var ise, önce genel metodolojiyi ortaya çıkartmak yararlıdır. Projenin ilerlemesi, belirsizlikleri ortadan kaldırılmasına destek olacağından, belirli aşamalardan sonra, daha kapsamlı planlar yapılabilir. ÖY/AKKY'a göç projelerinde, genellikle analiz safhasında belirsizlikler gözlemlenmektedir. Ancak, kavram kanıtlama çalışması sonrasında belirsizlikler azalmakta ve faaliyetler daha net olarak belirlenmektedir. Aktivitelerin İlişkilendirilmesi +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ .. rst-class:: first-line-in-paragraph Proje aktiviteleri arasında bir ilişki bulunur. Bir aktiviteye başlamadan önce, belirli aktivitelerin bitirilmiş olması gereklidir. Aktiviteler arasındaki ilişkiler üç etkenle oluşur: - Zorunlu ilişki; aktiviteler arasında kesin bir ilişki vardır. Örneğin, anket çalışması yapılmadan anket analizi yapılamaz. - Tercih ilişkisi; proje ekibi tarafından, tecrübelerine göre, yapılacak işin ilişkisinin belirlenmesidir. Örneğin, ISC-DHCP hizmetinin kurulmasından önce NTP servisinin yapılandırması bir tercihtir. - Çevresel ilişki; dış etkenler nedeniyle bir aktivitenin daha önce yapılması gerekebilir. Örneğin, kurumun lisans süresinin yakın zamanda dolacak olmasından dolayı, güvenlik duvarının ahtapot ile değiştirilmesi. Aktiviteler arasında üç ana ilişki bulunur. - Ardışık aktiviteler; bir aktivitenin başlaması için diğer bir aktivitenin beklenmesi durumudur. - Eş zamanlı aktiviteler; aynı anda yürütülebilecek aktiviteleri ifade eder. - Eş bitişli aktiviteler; bir aktivitenin bitişi için diğer aktivitenin bitmesi durumudur. Aktivite sürelerinin belirlenmesinde ise; - Deneyimler, - Uzman görüşü, - Benzer projeler ile benzeşim, - Simülasyon yöntemleri kullanılabilir. Aktivite tamamlanma süreleri, - Olası tamamlanma süresi, - En kısa tamamlanma süresi, - En uzun tamamlanma süreleri göz önüne alınarak belirlenmelidir. Aktiviteler ve süreleri belirlendikten sonra, zaman planı bir çizelge yardımı ile görselleştirilir. .. rst-class:: first-line-in-paragraph Proje faaliyetlerinin süreleri kesin olarak biliniyorsa proje aşamaları için kritik yol belirlenir. Ancak ÖY/AKK'lu göç projelerinde belirsizlikler başlangıçta yüksek olduğundan ve faaliyet sürelerinin kesin olarak belirlenmesi zor olduğundan kritik yolun belirlenmesi zorunlu değildir. Gantt çizelgesinin dışında çubuk ve ok çizelgeleri de zaman planını görselleştirilmesi açısından kullanılabilir. .. figure:: images/EK-2-OrnekGhantExcel.jpg :alt: Göç Analiz Çalışması Örnek Gantt Şeması :align: center Şekil: Örnek Gantt Çizelgesi Bir ÖY/AKK göç analiz çalışması için örnek Gantt şeması aşağıda verilmiştir. .. figure:: images/SampleGhantChart.jpg :width: 449px :height: 623px :alt: Göç Analiz Çalışması Örnek Gantt Şeması :align: center Şekil: Göç Analiz Çalışması Örnek Gantt Şeması Proje Kaynaklarının Oluşturulması --------------------------------------- Proje Ekibi +++++++++++++++++++++++++ .. rst-class:: first-line-in-paragraph Proje sonucundaki ürünleri oluşturan kişiler, proje ekibidir. Hedeflenen çıktıların istenilen kalitede üretilmesi için, doğrudan bu çıktılarla ilişkili yeteneklere göre seçilmiş insan gücüne ihtiyaç bulunmaktadır. Belirlenen proje safhaları ve aktivitelerin gerçekleştirilmesi için, öncelikle gerekli nitelikte insan kaynağının belirlenmesine ihtiyaç duyulmaktadır. Bu aşamada üç husus önem arz etmektedir: - Aktivite süresi, - İş yükü (Bir kişinin işi bitirme süresi, Adam x Gün), - İş yoğunluğu (İş Yükü / Aktivite süresi, ideal olarak bu değerin 1 civarında olması beklenir). Görev Bölümü ve Karar Zincirinin Oluşturulması ++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ .. rst-class:: first-line-in-paragraph Hiyerarşik bir yapıda, karar zinciri daha belirlidir. Ancak, proje çalışmalarında farklı birimlerden personel çalıştırılacağı için, karar zinciri yapısının kurulması gereklidir. .. csv-table:: Örnek Karar Zinciri Tablosu :file: _tables/11_OrnekKararZincirTablosu.csv :align: Left :widths: auto :header-rows: 1 Karar zinciri tablosunda; • Onay: Projenin ilgili aşamasında, iş paketi/faaliyet için onaylama yetkisi olan kişidir. • Görüş: Projenin ilgili aşamasında, sadece danışılan ve görüşü alınan kişidir. • Sorumlu: Söz konusu aşamanın tamamlanmasından sorumlu kişidir. • Bilgi: Bir karar ve eylem gerçekleştirildikten sonra, kendisine bilgi verilen kişidir. Proje İletişim Yönetimi +++++++++++++++++++++++++++++++++++++ .. rst-class:: first-line-in-paragraph Proje, paydaşların belirli bir amaç doğrultusunda, geçici süre ile bir araya geldikleri ortam olduğundan, iletişim çok önemlidir. Uzun süre bir arada yaşamış ve yaşayacak olan insanların, örneğin hiyerarşik yapıdaki iş ortamında, dengeye gelmiş bir iletişim mekanizması vardır. Fakat projede, belirli bir süre içerisinde performans göstermesi gereken farklı yapıdaki insanların arasında, etkin bir iletişim ortamı kurmak gerekmektedir. Bu olgu, proje iletişim yönetimi ve iletişim planlamasını da önemli kılar. Proje paydaşlarından; - Kim, hangi bilgileri almak istiyor? - Bu bilgilere ne zaman ihtiyaç duyulmaktadır? - Bu bilgiler, ilgili personele nasıl iletilecek? sorularını cevaplayacak şekilde iletişim planı oluşturulmalıdır. .. rst-class:: first-line-in-paragraph Örneğin proje lideri; kuruma, iki haftada bir yazılı ilerleme raporu ve her proje ara ürününde ilgili faaliyet raporu verilecektir. proje sponsoruna; her ay projenin ilerleme oranını ve proje müşterisine yapılacak bildirimler hakkında sözlü bilgi verilecektir. Proje ekibi ile haftada bir iletişim toplantısı yapılacaktır. Toplantı Yönetimi ++++++++++++++++++++++++++++++++++ .. rst-class:: first-line-in-paragraph Toplantılar, ekip çalışmasının vazgeçilmez iletişim araçlarıdır. Her toplantının asıl hedefi, hızla eyleme dönüştürülmek üzere üretken kararlar almaktır. Ancak her toplantı bu şekilde gelişmez. Toplantının hedefine ulaşmasında en önemli etken toplantı yönetimidir. Etkin bir toplantı yönetimi için aşağıdaki konulara dikkat edilmesi gereklidir. - Toplantı öncesi .. rst-class:: first-line-in-paragraph Toplantı çağrısı toplantı başkanı ya da görevlendirilen kişi tarafından, yeteri süre önce proje paydaşlarına gönderilir. Toplantı çağrısında; - Toplantı tarihi, saati, yeri ve süresi bildirilir. - Gündem ve toplantı hedefi belirtilir. .. rst-class:: first-line-in-paragraph - Toplantı başkanı ya da görevlendirilen kişi tarafından, toplantı yapılacak yerde gerekli ekipmanın çalışır durumda olduğu kontrol edilir. Toplantı katılımcıları, toplantıya katılmadan makul bir süre önce hazır olmak için; - Bir önceki toplantı tutanağını inceler, - Gündem hazırlıkları yaparak toplantıya katılır. - Toplantı icrası sırasında; - Katılımcılar toplantı katılım formunu doldurur. - Toplantı başkanı veya görevlendirdiği kişi toplantı gündemini okur. - Gündem dışı konuşmalara izin verilmez. Çok gerekli ise, ek gündem maddeleri gündeme eklenir ya da bu maddeler için ayrı bir toplantı planlanır. - Gündem, toplantı başkanının uygun göreceği sıraya ve süreye göre ele alınır. - Gündem maddelerinde özellikle, karar almaya yönelik hususlar tartışılır. - Toplantı içerisinde herkesi ilgilendirmeyen kişisel sohbetlere, uzayan tartışmalara toplantı başkanı tarafından müdahale edilir. - Sonlu zamanda bitmesi gereken işlere ilişkin; kim, nerede, nasıl, ne zaman ne yapacak sorularına yanıt olabilecek biçimde kararlar alınmalıdır. - Karar alınmadan önce, katılımcıların onayı alınmalıdır. - Toplantı sonrasında; - Toplantının yer ve saati, - Toplantı katılımcıları, - Toplantı sonunda; kim, ne zaman, nerede, nasıl ne yapacak sorularının cevaplarını verecek şekilde alınan kararlar, - Varsa gelecek toplantı gündemine eklenecek konular, yazılı hale getirilerek, toplantı raporu oluşturulur ve rapor paydaşlara dağıtılır. Proje Risk Yönetimi ++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ .. rst-class:: first-line-in-paragraph Organizasyon genelinde ve projelerde, risk yönetim aktivitelerinin nasıl yapılması gerektiğinin planlandığı bu aktiviteler için kaynakların belirlendiği adımdır. Risk Yönetimi Planlaması, organizasyonda faaliyetin sorumlusu, projelerde ise proje yöneticisi tarafından aşağıda verilen Risk ve Sorun Kütüğü Şablonu’nda kayıt altına alınır. .. table:: Tablo: Risk ve Sorun Kütüğü Şablonu +---------------------+-----------+--------------------+------------+-----------+------------+------------+ | |Risk Grubu | 1nci Risk |2nci Risk |Risk Grubu | 1nci Risk |2nci Risk | +---------------------+-----------+--------------------+------------+-----------+------------+------------+ |Riskin Temel Sebebi |Proje |İş gücünün iyimser | |Proje | | | | |Zaman |düzenlenmesi | |Zaman | | | +---------------------+Risk +--------------------+------------+Risk +------------+------------+ |Riskin Kaynağı |Grubu |Yüklenici | |Grubu | | | +---------------------+ +--------------------+------------+ +------------+------------+ |Riskin Sebebi | |Gerçekçi olmayan | | | | | | | |teslim tarihi | | | | | +---------------------+ +--------------------+------------+ +------------+------------+ |Riskin Etkisi | |A aşamasının | | | | | | | |zamanında teslim | | | | | | | |edilememesi | | | | | +---------------------+ +--------------------+------------+ +------------+------------+ |Olasılık | |3 | | | | | +---------------------+ +--------------------+------------+ +------------+------------+ |Etki | |4 | | | | | +---------------------+ +--------------------+------------+ +------------+------------+ |Risk Seviyesi | |Yüksek | | | | | +---------------------+ +--------------------+------------+ +------------+------------+ |Risk Azaltma | |A aşaması için dış | | | | | |Stratejisi | |kaynaktan personel | | | | | | |      |temini | | | | | +---------------------+ +--------------------+------------+ +------------+------------+ |Risk Maliyeti |      |......TL | | | | | +---------------------+-----------+--------------------+------------+-----------+------------+------------+ .. rst-class:: first-line-in-paragraph Organizasyon genelinde ve projelerde risklerin tanımlanması aşamasında, risklerin kaynakları belirlenir ve tanımlanan kaynaklara göre sınıflandırılması yapılır. Organizasyon genelindeki faaliyetlerdeki ve projelerdeki riskler, organizasyonun ve projenin kendi iç yapısından kaynaklanabileceği gibi organizasyon veya proje dışındaki konulardan da kaynaklanabilir. Proje veya faaliyet başlangıcında, risk yönetim planlanması aşamasında risk kaynakları belirlenir. Organizasyondaki faaliyetler ve projeler ilerledikçe, farklı risk kaynakları da tespit edilebilir. Örneğin, projelerde ve kurumsal faaliyetlerde risk kaynakları; müşteriden kaynaklanan kapsam değişiklikleri, proje süre tahminleri, maliyet tahminleri, ürünün yapılabilirliği, kaynakların elde edilebilirliği, rakiplerin yaptıkları, yasal değişiklikler ve bölümler arası koordinasyon vb. şeklinde olabilir. .. rst-class:: first-line-in-paragraph Risk kaynaklarının belirlenmesinin ardından, riskler kaynaklarına göre risk ve sorun kütüğünde yer alan Etki-Olasılık Matrisi referans alınarak sınıflandırılır. Kategoriler, riskleri gruplamayı sağlar. Risklerin kaynaklarını tespit ederek sınıflandırmak; doğru izleme ve kontrol aktivitelerini gerçekleştirmeyi, doğru ve yeterli kaynak ayırmayı sağlar. .. rst-class:: first-line-in-paragraph Organizasyon düzeyinde oluşturulacak bir risk listesi ve sınıflandırması, projenin veya faaliyetin hedefleri kapsamında, riskleri daha dikkatli tespit etmeye yardımcı olur. Proje ve faaliyet paydaşları, bir araya gelerek bu liste yardımıyla uygun kaynaklar ve kategoriler için riskleri belirler. İhtiyaç duyuluyorsa, ek kaynak ve kategori de oluşturulabilir. Risk sınıfları; insan kaynakları, müşteri, hukuksal gereksinimler, tedarikçiler, testler, dışsal faktörler, kurumsal maliyet, zaman, teknolojik ve süreçler şeklinde olabilir. **Risklerin Belirlenmesi** .. rst-class:: first-line-in-paragraph Organizasyon genelinde tanımlanmış veya projeye özgü risk sınıflarına göre, riskler belirlenir. Risklerin belirlenmesi, projenin veya faaliyetin tüm paydaşları tarafından projenin veya faaliyetin hedefleri ve kurumsal risk kılavuzları referans alınarak gerçekleştirilir. Risk belirleme aktivitesi, tekrarlayan bir aktivitedir. Periyodik proje durum/ilerleme toplantılarında, yeni öngörülen risklerin paylaşımı gerçekleştirilir. Projenin veya faaliyetin başlangıcında var olmayan ve daha sonra ortaya çıkan riskler de, ortaya çıktıkça ilgili risk ve sorun kütüğünde kayıt altına alınır ve proje yönetim planında ilgili güncellemeler yapılır. **Risklerin Analizi ve Sınıflandırılması** .. rst-class:: first-line-in-paragraph Projenin ve organizasyonun hedefleri ve kurumsal Risk Yönetimi Süreci referans alınarak, risklerin niteliksel ve niceliksel analizleri, Proje Yöneticisi veya faaliyet sorumlusu tarafından yapılır. **Niteliksel Risk Analizi** .. rst-class:: first-line-in-paragraph Risklerin niteliksel analizinde, olasılık ve etki değerleri göz önünde bulundurularak riskler öncelik sırasına konulur. Böylece, proje veya faaliyet için öncelik taşıyan risklere daha çok önem gösterilmesi ve düşük öncelikli riskler için kaynak israfının önüne geçilmesi hedeflenir. Risklerin gerçekleşme olasılıkları 0-1 arasında puanlanır. Aşağıdaki tabloda bu olasılık puanlarının tanımları belirtilmiştir. .. csv-table:: Risk Olasılık Tablosu :file: _tables/11_RiskOlasilikTablosu.csv :align: Left :widths: 5,10,10 :header-rows: 1 .. rst-class:: first-line-in-paragraph Risklerin gerçekleşme durumunda projeye, organizasyona veya faaliyete olan etkisi 1-5 arasında puanlandırılır. Aşağıdaki tabloda bu etki puanlarının tanımları belirtilmiştir. .. csv-table:: Risk Etki Tablosu :file: _tables/11_RiskEtkiTablosu.csv :align: Left :widths: 5,10,10 :header-rows: 1 .. rst-class:: first-line-in-paragraph Yukarıda verilen tablolar baz alınarak, her bir risk için gerçekleşme olasılığı ve yaratacağı etkiye dayanarak, niteliksel risk analizi kapsamında değerlendirilerek risk puanı hesaplanır. **GERÇEKLEŞME OLASILIĞI x ETKİ = RİSK PUANI** .. rst-class:: first-line-in-paragraph Elde edilen risk puanı, aşağıdaki etki-olasılık matrisi esas alınarak analiz edilir. Kırmızı, sarı ve yeşil renkler kurumun risk eşiklerini ifade eder. Kırmızı renk önem derecesi yüksek riskleri, sarı renk önem derecesi orta düzey riskleri ve yeşil renk ise düşük önem derecesine sahip riskleri ifade etmektedir. Risk puanı; kırmızı renkli alanlarda ise, riskin yönetilmesinden üst yönetim, sarı renkli alanlarda ise riskin yönetilmesinden birim yöneticisi, yeşil renkli alanlarda ise riskin yönetilmesi sorumluluğu proje lideri veya faaliyet sorumlusundadır. Niteliksel risk analizi aşamasında riskin gerçekleşme olasılığı, etkisi, öncelik sıralama rengi ve risk puanı ilgili risk kütüğüne işlenir. .. csv-table:: Etki Olasılık Matrisi Renk Tablosu :file: _tables/11_EtkiOlasilikTablosuRenkMatrisi.csv :align: center :width: 100 :header-rows: 1 .. csv-table:: Tablo : Etki Olasılık Matrisi :file: _tables/11_EtkiOlasilikMatrisi.csv :align: Left :width: 100 :header-rows: 1 **Risk Önleme Stratejileri** .. rst-class:: first-line-in-paragraph **Riskin Kabul Edilmesi** .. rst-class:: first-line-in-paragraph Eğer risk derecesi çok az ve riskin giderilme maliyeti oldukça fazla ise en iyi çözüm riskin kabul edilmesi olabilir. Bunun değerlendirmesi, genel toplantıda ele alınmalı ve proje çıktısında özellikle not edilmeli ve olası etkileri yazılmalıdır. Zaman içerisinde, gözden geçirme çalışmalarında, riski azaltmaya yönelik güncel çözümler gözden geçirilmelidir. .. rst-class:: first-line-in-paragraph **Riskin Transfer Edilmesi** .. rst-class:: first-line-in-paragraph Bir risk transfer edildiğinde, başka bir birim bu işten sorumlu olur. Diğer bir deyişle, hizmet (sigorta) satın alındığında riski belirli bir ücret karşılığında üçüncü tarafa transfer edilmiş olur. Ancak, bazı riskler sadece hizmet satın alma (sigortalama) ile transfer edilemeyeceğinden buraya uygun bir personel, üst yönetim tarafından iş fonksiyonunun sürdürülebilmesi için atanabilir. .. rst-class:: first-line-in-paragraph **Riskin Hafifletilmesi** .. rst-class:: first-line-in-paragraph Tamamen ya da kısmen riskin makul bir seviyeye indirilmesidir. Eğer risk seviyesi çok yüksek ise; riskin azaltılması, tamamen bu riskin giderilmesinden daha iyi bir yöntemdir. .. rst-class:: first-line-in-paragraph **Riskten Kaçınmak** .. rst-class:: first-line-in-paragraph Bir risk olayını tetikleyebilecek şartlardan kaçınmak olarak tanımlanabilir. Bu durumda, riskin ortadan kaldırılması için proje planının tekrar düzenlenmesini gerektirebilir. Tüm proje risklerine uygulanmaz. Örneğin, teknolojik bir riskten kaçınmak için çok yeni bir teknoloji kullanmak yerine kendini kanıtlamış teknolojilere yönelmek ya da bir bilgi güvenliği riskinden kaçınmak için bazı hassas bilgileri toplamamak tercih edilebilir. Örneğin bir e-posta sisteminin, ÖY/AKK sistemine göçüne ilişkin aşağıdaki tablo kullanılabilir. .. csv-table:: Tablo : E-Posta Göçü Etki-Olasılık Tablosu :file: _tables/11_E-PostaGocuOlasilikEtkiTablosu.csv :align: center :width: 100 :header-rows: 1 ÖY/AKKY'a Göç Sırasında Karşılaşılabilecek Zorluklar ============================================================== .. rst-class:: first-line-in-paragraph ÖY/AKKY'a göç öncesinde karşılaşılabilecek zorluklar aşağıdaki gibi sıralanabilir. ÖY/AKKY'ın Temini --------------------------- .. rst-class:: first-line-in-paragraph Kamu kurumları, genel olarak yasal bir mevzuata göre ihaleye çıktığından, kullanılacak yazılımın menşei, sahibi vb. sorularına cevap bulunamayabilir. İnsan Gücü İnsan gücü açısından zorlukları hem destek veren kurum personeli hem de desteğe ihtiyaç duyan son kullanıcıları düşünerek irdelenirse: - Destek personelinin öğrenme sürecinde olmasından dolayı daha az verimli olması, - Yeni yazılımı kullanırken hata yapmaktan ve sonuç olarak yazılımdan korkma, - Yeni yazılım öğrenme sürecine duyulan isteksizlik, - Yeni yazılımlar ile ilgili bilgi eksikliği, - Yeni yazılımların desteğini verebilmek için oluşabilecek eğitim maliyetleri, Dil Desteği ----------------------- .. rst-class:: first-line-in-paragraph ÖY/AKKY'ın dili Türkçe olmayabilir. Bu durumda ek geliştirmeler ya da personelin sadece uygulamada kullanılan dil kapsamında eğitilmesi gerekir. Teknik personelin geliştiricilere sorması gereken sorular olabilir ve bunları yabancı bir dilde ifade etmesi gerekebilir. ÖY/AKK topluluğu ile kurumsal güvenlik/gizlilik gibi nedenlerle iletişim kurulamayabilir. Böyle bir durumda bilgilerin maskelenerek paylaşılması ya da vekil kurum kullanılması gerekebilir. Kullanım Zorluğu -------------------------------------- .. rst-class:: first-line-in-paragraph Kullanım kolaylığı açısından bakıldığında, yazılım menüleri alışılagelen yerlerde olmayabilir. Kullanıcılar bu yeni yerlere aşina olmadıklarından, özellikle ilk kullanımda zorluklar yaşayabilirler. Kullanılabilirlik genelde 5 başlık altında incelenebilir; • Öğrenilebilirlik, • Kullanım etkinliği, • Akılda kalıcılık, • Hata frekansı ve hatanın büyüklüğü, • Subjektif tatmin. Geliştirme ve Destek --------------------------------- .. rst-class:: first-line-in-paragraph Yazılım geliştirme ve hizmet desteği açısından bakıldığında; kamu kurumları tarafından ÖY/AKKY'ın kullanılması, bunu takip eden özel sektör için de itici güç olacaktır. Bununla beraber aşağıdaki soruların cevaplarının bulunması gerekmektedir. • Hangi tip geliştirme hizmeti gerekmektedir? ◦ Sıfırdan geliştirme, ◦ Var olan kaynak kodlu bir yazılımın geliştirilmesi, ◦ Kurum içinde kullanılan bir yazılımın geliştirilmesi, • Yazılım geliştirme hizmeti kim tarafından verilecektir? ◦ Herhangi bir organizasyona bağlı olmayan açık kaynak toplulukları, ◦ Kar amacı gütmeyen ve organize olmuş açık kaynak toplulukları, ◦ Yazılım desteğinin ticari bir şirket tarafından sağlanması, ◦ Kurum içi yazılım geliştirme hizmetleri, Ülkemizde hızla artan ÖY/AKK Ekosistemi sayesinde kurumsal destek konusunda zorluk yaşanmamaktadır. Entegrasyon ---------------------- .. rst-class:: first-line-in-paragraph Birlikte çalışabilirlik ve Entegrasyon açısından bakıldığında; ÖY/AKKY'a göç için temel dayanaklardan biri de, gelecekte herhangi bir veri ya da temel fonksiyon kaybedilmeden yazılımın değiştirilebilmesini sağlarken, üretici bağımsızlığının kazanılmasıdır. Ancak, bu yetenek kurumsal olarak kullanılan yazılımlar ile birlikte çalışabilmelidir. Genellikle ticari yazılım kullanan kurumlar, ticari lisans sahiplerinin kendilerini kullanmaya zorladıkları veri yapılarını kullanmaktadır. Aynı alanlarda çözüm sunan bir çok ÖY/AKK ürünü, ticari lisans sahiplerinin kullanmaya zorladıkları veri tiplerini, kendi sundukları çözümlere taşıyabilecek araçları da sağlamaktadır. Güvenlik ----------------------- .. rst-class:: first-line-in-paragraph Güvenlik risklerine neden olan yazılımsal hataların bulunması ve giderilmesi, ticari yazılımlara göre, ÖY/AKKY açısından daha hızlı olmaktadır. Bununla beraber ÖY/AKK'lu ürünlerde yazılım güvenliğini gerçek zamanlı ölçecek metriklerin kullanılması da mümkündür. Verilerin Göçü ------------------------------- .. rst-class:: first-line-in-paragraph Kurumsal veriler genellikle bir veritabanı içerisinde saklanmaktadır. Genel olarak bunlar kritik bilgileri içermektedir. Bu verileri üç kategoride değerlendirmek mümkündür; • Kullanılmayan ve silinebilecek veriler, • PDF ve Postscript formatında saklanan ve açık formata dönüştürülecek veriler. (Bu aşamada maliyet ve işgücü dikkate alınmalıdır.) • Kapalı formatta saklanan, önemli ve açık formata dönüştürülemeyen veriler.( Bu verilerin tekrar okunabilmesi için eski yazılımlara ihtiyaç duyulmaktadır.) Yazılım Bağımlılıkları ------------------------------------- .. rst-class:: first-line-in-paragraph Yazılımlar belirli işletim sistemlerine bağımlı olarak geliştirilmiş olabilir. Bu durumda bazı yazılımları ÖY/AKK ile geliştirilmiş işletim sistemlerine aktarmak mümkün olmayabilir. Uygulamaları/hizmetleri şu üç durumda göç ettirmek zor olabilir: • Uygulamanın ÖY/AKK karşılığı ya da eşdeğeri bulunmamaktadır. • Uygulamayı ÖY/AKKY'a taşımak mümkün değildir. • Ticari ürünün lisans anlaşması bu şekilde bir taşımaya izin vermeyebilir. .. rst-class:: first-line-in-paragraph Eğer bir uygulama/hizmetin ÖY/AKK karşılığı yok ise bu durumda birkaç konu dikkate alınmalıdır; • Uygulama orjinal hali ile kalır ancak uzaktan erişimle hizmet vermeye devam eder, • Emülatör yazılımlar kullanılabilir, • Uygulama sanallaştırması seçeneği denenebilir, • Kurumsal işin gerçekleştirilmesi için kullanılması zorunlu uygulamalar nedeniyle bazı istemciler/sunucular göç dışı bırakılabilir. .. rst-class:: first-line-in-paragraph Aşağıdaki tabloda gösterildiği gibi, DNS, web sunucuları gibi altyapısal uygulamaların göçleri, kurumsal işin yapılması için kuruma özel geliştirilen özel uygulamalara göre daha az karmaşıktır. Altyapısal uygulamalar için kod dönüşümü ve olası kesintiler daha az iken, kuruma özel geliştirilen yazılımlarda bu tür riskler her zaman bulunmaktadır. .. csv-table:: Tablo : Göç Kolaylık Tablosu :file: _tables/11_GocKolaylikTablosu.csv :align: center :width: 100 :header-rows: 1 Proje Entegrasyon Yönetimi ------------------------------------- .. rst-class:: first-line-in-paragraph Entegrasyon yönetimi, projenin tüm aktivitelerinin bir bütün halinde yönetilmesi, aktivitenin birinde ortaya çıkan değişikliğin diğer aktiviteleri nasıl etkilediği göz önüne alınarak, tüm adımların bir arada gözden geçirilmesidir. Bütün uzlaşıların yer aldığı ve gerekli bilgilerin verildiği bir proje kitabının yayını ve kitabın tercihen yazılı olarak tüm paydaşlarca onaylanmış olması entegrasyon yönetimine yönelik bir faaliyettir. Proje Değişiklik Yönetimi ------------------------------------------ Projede değişiklik çeşitli nedenlerle oluşabilir; • Proje paydaşları veya müşteri doğrudan değişiklik talebinde bulunabilir, • Proje sırasında işi yapmak için daha etkili yollar bulunarak değişiklik önerisinde bulunulabilir, • Projenin yürütülmesi sırasında karşılaşılan, öngörülemeyen olaylar ve gelişmeler projenin gözden geçirilmesini gerekli kılabilir. .. rst-class:: first-line-in-paragraph Projenin yürütülmesi sırasında, plandan herhangi bir sapma veya paydaşlarca önerilecek bir değişiklik, birçok aktivitenin değişmesine neden olmaktadır. Müşterinin şartnamede yapmak isteyeceği, kendisine göre küçük bir değişiklik; hem zaman planında, hem proje bütçesinde, hem de proje ekibinde bir değişikliği gerekli kılabilir. .. rst-class:: first-line-in-paragraph Entegrasyon yönetimi, ortaya çıkan bir değişikliğin projenin her bir noktasındaki etkisinin görülmesi ve değişikliğin bir bütün halinde ele alınması gereklidir. Proje performansı sürekli olarak izlenmeli, değerlendirilmeli ve belgelendirilmelidir. Değişiklik yapılması uygun bulunuyorsa, proje planı değiştirilmeli ve yeni aktivitelerin yeni kaynak ihtiyaçları belirlenerek, değişen risk koşulları vb. detayları içeren ilave planlama çalışması yapılmalıdır. Güncellenmiş proje planının ekibe yaygınlaştırılması ve güncel olan plan üzerinden çalışmaların yürütülmesinden, proje yöneticisi sorumludur. .. rst-class:: first-line-in-paragraph Projede değişikliğin yapılması, önceden belirlenen ölçütlere dayalı olmalı ve proje başlangıcından önce, aşağıda detayları açıklanmış olan proje yönetim planı dokümanında yazılı olarak belirtilmelidir.Örneğin; Planlı Değişiklikler ++++++++++++++++++++++++++++++++++ .. rst-class:: first-line-in-paragraph Değişiklik planı proje için kritik bulunan aşamalarda öngörülmüş, projenin bu noktalarında güncellemelerin gerekli olacağı kararı alınmıştır. Plansız Değişiklikler ++++++++++++++++++++++++++++++++++ • Proje kapsamının değiştirilmesi, • Proje takviminin değiştirilmesi • Proje bütçesinin değiştirilmesi, • Proje ekibinin görev/sorumluluklarının değiştirilmesi, • Proje risklerinin gerçekleştirilmesi durumlarında Proje Yönetim Dokümanı üzerinde plansız değişiklikler yapılabilecektir. Proje Kapsam Yönetimi --------------------------------- .. rst-class:: first-line-in-paragraph Projelerde kapsam yönetimi yapılmasının temel amacı, projenin başarıyla tamamlanması için yapılması gereken bütün işlerin gerçekleştirilmesini sağlamaktır. Kapsama dâhil olmayan işlerin yapılmasının, proje yönetimi açısından hiçbir anlam ve değeri yoktur. .. rst-class:: first-line-in-paragraph Hangi nedenle olursa olsun projenin amacı, çıktıları ve iş kırılım yapısı (WBS) üzerinde yapılan ve yapılmak istenen herhangi bir değişiklik, kapsam değişikliği anlamına gelir. Ürünün kapsamında veya spesifikasyonundaki bir değişiklik, proje kapsamında değişikliğe neden olur. Kapsam Doğrulama ---------------------------- .. rst-class:: first-line-in-paragraph Proje kapsamının doğrulanması, yapılan işlerin sonuçlarının kabul edilmesi ile ilişkilidir. İş sonuçları, ürün dokümantasyonu, iş kırılım yapısı, proje kapsam dokümanı ile proje planı incelenerek işin tatmin edici biçimde tamamlanıp tamamlanmadığı ve hedeflere ulaşıp ulaşmadığı kontrol edilir. Yapılan kontroller, ürünün niteliğini ve işin kapsama göre değişen çeşitli testler ve incelemelerinden oluşur. Eğer kontroller olumlu sonuçlanırsa, projenin belirli bir aşamasının tamamlanması ile resmi kabul yapılır ve gerekli yerlere bildirilir. Proje Konfigürasyon Yönetimi ----------------------------------------- .. rst-class:: first-line-in-paragraph Konfigürasyon planı kapsamında; kullanılacak konfigürasyon araçları, konfigürasyon aracını kullanacakların yetkileri, konfigürasyon birimlerinin sürüm değişimleri ve değişim etkileri gibi işlemler ile varsa modül sürümlerine ait sürüm planları bulunmaktadır. Konfigürasyon yönetim planı; • Konfigürasyon yönetiminden sorumlu proje personelinin görev ve sorumlulukları, • Konfigürasyon yönetim sistemi araçları (SVN, git, Jira, Hudson vb.), • Konfigürasyon yönetim sistemi araçlarına erişim yetkileri ve roller, • Konfigürasyon birimleri (Yazılım parçaları), • Adlandırma kuralları, • Değişiklik yönetimi (yetkiler), • Arşivleme konularını içermelidir. Proje Kalite Yönetimi --------------------------------------- .. rst-class:: first-line-in-paragraph Projelerde kalite yönetimi, projenin sonunda ortaya çıkacak ürün ya da hizmetin müşteri isteklerini ve beklentilerini tam olarak karşılamasını sağlayacak süreçlerin yönetimidir. Kalite yönetimi doğrudan proje ve proje konusu ürünün kalitesine yöneliktir. Proje, söz verdiği özellikte ürün/hizmet üretmeli ve ürettiği ürün/hizmet, proje kapsamında belirlenen gerçek ihtiyaçları karşılamalıdır. .. rst-class:: first-line-in-paragraph Proje yöneticisi, projenin başlangıcında, müşteri memnuniyetini sağlamak amacıyla dikkatli ve doğru ihtiyaç analizi yapmalıdır. Bu ihtiyaçlar, proje kapsamının temelini oluşturur. Hata oluşmasını önlemenin maliyeti, oluşmuş hataları gidermenin maliyetinden her zaman daha düşüktür. .. rst-class:: first-line-in-paragraph Proje Yönetim Planı belgesinde, proje kalite beklentileri açıkça yazılmalıdır. Buna göre iş planı içerisinde kimden hangi kalite beklentisine sahip olunacağı belirtilmelidir. Proje Tedarik Yönetimi ---------------------------------- .. rst-class:: first-line-in-paragraph Proje tedarik yönetimi, ÖY/AKKY'a göç sırasında çeşitli donanım/yazılım ya da hizmetlerin, kurum içinden karşılanamadığı durumlarda, proje ekibi üyeleri tarafından, projenin gerçekleşmesi ve gerekli ihtiyaçların dışarıdan karşılanması için olan süreçleri kapsar. Kurum, ÖY/AKK göçü için tedarik yönetim planı kapsamında, gereksinimleri karşılamak için gerçekleştireceği süreci belirler. .. rst-class:: first-line-in-paragraph Bu plan içinde, tedarikleri etkileyebilecek riskler göz önüne alınır. Plan, Proje Yönetim Planı’nın da alt bileşenidir. Projede ortaya çıkacak ürünlerin, hizmetlerin ya da sonuçların, proje organizasyonu dışından (dış hizmet/ürün alımı ile) elde edileceği durumlarda, satın alma kararı bu plana göre gerçekleştirilir. .. rst-class:: first-line-in-paragraph ÖY/AKKY'a göç sırasında pek çok kurum kendi kabiliyetleri çerçevesinde tedarik ihtiyacı olmadan göç edebilir. Proje tedarik yönetimi, kurumun ilgili birimleri ile eşgüdüm içinde gerçekleştirilirse başarı şansı artar. **Proje İnsan Kaynakları Yönetimi** .. rst-class:: first-line-in-paragraph Proje insan kaynakları yönetimi, proje ekibinin oluşturulması, ekibin proje hedeflerine uygun olarak organize edilmesi, oluşturulan ekibin projeye hazırlanması, ekibin yönetilmesi ve yönlendirilmesi süreçlerini kapsar. Proje ekibi oluşturulurken, ÖY/AKKY konusunda bilgisi olan, yeni teknolojilere karşı ilgi duyan kişilerin seçilmesi fayda sağlayacaktır. Projenin ilerleyen aşamalarında, proje ekibinin üyeleri farklı nedenlerle değiştirilmek zorunda kalınabilir. Yeni ekip üyelerinin aynı hassasiyetle seçilmesi ve proje aidiyet duygularının yüksek olmasına özen gösterilmesi çok önemlidir. .. rst-class:: first-line-in-paragraph İnsan kaynakları yönetim planının geliştirilmesi sürecinde, görev dağılımı planlanarak roller ve sorumluluklar belirlenir. Ekip içi uyum, projenin başarısını artıracağından, dayanışma içerisinde çalışabilecek ortam sağlanmalı, bunun için de personellerin uzmanlıklarından faydalanılmalıdır. .. rst-class:: first-line-in-paragraph Proje ekibi oluşturulurken, nitelikli personelin proje sonuna kadar görevlendirilmesi için gerekli önlemler alınmalıdır. Eğer çeşitli birimlerden tam zamanlı personel temini gerçekleştirilemiyorsa, bu durumda proje ekibi üyesinin, bahse konu proje için çalışabileceği zaman dilimleri mutlaka tanımlanmalı ve ilgili birim amirinden gerekli izin alınarak proje çalışmalarına katılım resmileştirilmelidir. .. rst-class:: first-line-in-paragraph ÖY/AKKY göçünde her birimden; aktif, deneyimli, yüksek müzakere gücüne sahip kişiler seçilerek, proje sonuna kadar katkı sağlayabilecek bu tür personelin yarı zamanlı da olsa görevlendirilmesi, başarıya ulaşmada katkı sağlayacaktır. Proje ekibinin geliştirilmesi aşamasında, personelin eksiklerini gidermek ve motive etmek önceliği ile hareket edilmelidir. İnsan kaynakları yönetimi, proje ekibinin yönetimi ile de doğrudan ilintili bir süreçtir. Proje Paydaş Yönetimi --------------------------------- .. rst-class:: first-line-in-paragraph Proje paydaşları, projenin başarılı olmasında kritik öneme sahiptir. Projeler paydaşların işbirliği ve ilişkilerin etkin yönetimi ile başarıya ulaşmaktadır. Dolayısı ile ÖY/AKK yazılımlara göç projesinde paydaşların etkin bir şekilde yönetimi ve koordinasyonunun sağlanması ancak ortak inanç etrafında hareket etmekle mümkün olmaktadır. Paydaş yönetiminde 3 ana süreç bulunmaktadır. Paydaşların Belirlenmesi ++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ .. rst-class:: first-line-in-paragraph Proje tarafından etkilenebilecek kişiler, gruplar ve organizasyonları belirlenir. ÖY/AKKY'a göç projelerinde bu sürecin girdileri; • İhale dokümanları, teknik ve idari şartnameler, • Proje fikrinin doğmasına neden olan etkenler, • Proje fikrinin başarılabilmesi için destek alınabilecek işletmeler/firmalar/kamu kurumları, • Projeye destek verebilecek kurum içi birimler, • Kurumsal kullanıcılar, • Üst yönetim olarak sıralanabilir. .. rst-class:: first-line-in-paragraph Projeye dair paydaşların belirlenmesinde paydaş analiz yöntemi kullanılır. Bu yöntemde; • Tüm potansiyel paydaşlar ile ilgili bilgiler (roller, ilgi alanları, bilgi seviyeleri, beklentiler ve etki seviyeleri) toplanır. • Her paydaşın yaratabileceği potansiyel etki veya destek belirlenir. (güç-ilgi tablosu) • Değişik durumlarda anahtar paydaşların nasıl tepki ve cevap vereceği değerlendirilir. .. rst-class:: first-line-in-paragraph Bu sürecin ana çıktısı paydaş listesi olacaktır. Paydaş listesi aşağıdaki maddelerden oluşan bir çizelge olabilir: • İsim • İletişim Bilgisi • Projedeki rolü • Yöneticisi • Şirketi/Kurumu • Etki • Tesir • Ana beklentiler • Proje hakkındaki tavrı • Ana gereksinim Paydaş Yönetim Planlaması ++++++++++++++++++++++++++++++++++++ .. rst-class:: first-line-in-paragraph Proje boyunca, ihtiyaçları ve projenin başarısına potansiyel tesirlerine bağlı olarak paydaşların etkin biçimde katılımını sağlamak için, uygun yönetim stratejilerinin geliştirilmesi sürecidir. Bu süreç sonunda paydaş yönetim planı ortaya çıkar. .. rst-class:: first-line-in-paragraph Paydaş yönetim planında paydaşın projeye katkısını artırmak ve olumsuz etkilerini azaltmak için yaklaşımlar belirlenir. Bu yaklaşımlar güç ilgi tablosu ile dengeli olmalıdır. Belirlenecek yaklaşımlar aşağıdaki maddeler ile uyumlu olmalıdır. • İzle (Güç düşük - İlgi düşük) • İhtiyaçlarını yerine getir (Güç yüksek - İlgi düşük) • Bilgilendir (Güç düşük - İlgi yüksek) • Yakından yönet (Güç yüksek - İlgi yüksek) Paydaş Beklentilerini Yönetme +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ .. rst-class:: first-line-in-paragraph Proje süresince paydaşların ihtiyaçlarının ve beklentilerinin karşılanması, ortaya çıkan sorunlara katkılarının belirlenmesi ve paydaşların proje aktivitelerine katılımlarının teşviki için paydaşlarla iletişim kurma ve birlikte çalışma süreci olarak tanımlanabilir. Bu sürecin çıktıları; • Sorun listesi, • Değişiklik istekleri, • Proje yönetimi güncellemeleridir. Proje Yönetim Planı --------------------------- .. rst-class:: first-line-in-paragraph Her proje kendisine özgün bir takım gereksinimler içermesine rağmen, bir ÖY/AKK proje planı aşağıdaki başlıklardan oluşmaktadır: - İlgili Dokümanlar Listesi - Amaç - Kapsam - Kısaltmalar - Yaklaşım ve Metodoloji - Proje Süresince Kullanılan Varsayımlar ve Kısıtlar - Varsayımlar - Kısıtlar - Teslim Edilecek Ürünler/Hizmetler - Proje Zaman Planı ve Bütçesi - Proje Yönetim Planı Gelişimi - Değişiklik Kriterleri - Planlı Değişiklikler - Plansız Değişiklikler - Proje Organizasyonu - Proje Yapısı - Görev ve Sorumluluklar - Proje Yönetimi Sorumluluk Matrisi - Proje Yönetim Süreci Planı - Proje Başlangıç Planı - Personel Planlama - Kaynak/Malzeme Temin Planı - Proje İş Planlaması - Proje Takvimi - Bütçe - İzleme ve Kontrol Planı - Kilometre Taşı İzleme ve Kontrol - Proje İlerleme Kontrol - Risk Yönetim Planı - Risklerin Tespit Edilmesi - Risklerin Analizi ve Sınıflandırılması - Niteliksel Risk Analiz - Proje Riskleri - Başlangıç Proje Riskleri - E-posta sistemi - DNS Sistemi - Etki Alanı Denetleyicileri Sistemi - VTYS sistemleri vb. - İletişim Planı - Paydaş Yönetim Planı - Kalite Yönetim Planı - Proje Kalite Beklentileri - Proje Ekibinden Kalite Beklentileri - Proje Yöneticisinden Kalite Beklentileri - Teknik Süreç Planı - Metodoloji - Analiz Aşaması - Kavram Kanıtlama Aşaması - Pilot Aşaması - Yaygınlaştırma Aşaması - Eğitim Aşaması - Mimari - Araçlar ve Geliştirme Ortamları - Donanım Altyapısı - Standartlar - Destek Süreç Planı - Konfigürasyon Planı - Konfigürasyon Araç ve Gereçleri - Yönetim Araçları kullanıcıları ve Erişim Yetkileri - İsimlendirme Kuralları - Değişiklik Yönetimi - Test Planı - Doğrulama ve Geçerleme Yöntemleri - Planlama - Organize Etme - Gerçekleştirme - Test Ortamı ve Araçları - Test Seviyeleri - Gözden Geçirme - Birim Testi - Entegrasyon Testi - Sistem Testi - Arıza Müdahale ve Çözüm Planı ÖY/AKKY'a Göç =============================== .. rst-class:: first-line-in-paragraph ÖY/AKK göçü; bilişim altyapısında kullanılan yazılım ve hizmetlerin, iş sürekliliğini kesintiye uğratmayacak şekilde benzer işlevsellikte ÖY/AKKY'a dönüştürülmesi faaliyetlerinin bir proje yönetimi felsefesi içerisinde yürütülmesi olarak tanımlanabilir. .. rst-class:: first-line-in-paragraph ÖY/AKK göç stratejisi, uzun vadede e-Devlet dönüşüm stratejileri ile de uyumlu olmalı, sadece kurum içi göç eylemleri olarak görülmemelidir. Böylece kamu kurum ve kuruluşları başta olmak üzere, diğer tüm paydaşlar birlikte çalışabilirlik konusunda büyük mesafe kat etmiş olacaklardır. .. rst-class:: first-line-in-paragraph Ülkemizdeki kurumların büyük bir çoğunluğu, kapalı kaynak kodlu ürünler kullanarak bilgi sistem alt yapılarını işletmektedir. Bu altyapılarda kullanılan uygulamaların başında işletim sistemleri ve veritabanları gelmektedir. Son yıllarda TÜBİTAK başta olmak üzere ÖY/AKKY'a destek veren ticari şirketlerin de artmasıyla, kurumsal destek bulmak geçmiş yıllara göre nispeten daha kolaylaşmıştır. Kurumsal destek ve ÖY/AKK çözümlerinin birçok yerli firma tarafından sunulması ve desteklenmesi, kurumların da göç projelerine ilgi göstermesini sağlamıştır. .. rst-class:: first-line-in-paragraph Artık günümüzde kurumlar, ÖY/AKKY'ı sadece sunucularda değil, aynı zamanda personelin kullandığı masaüstü bilgisayarlarda da kullanmaktadır. Ancak çok spesifik işler yapan bazı ticari ürünlerin ÖY/AKK muadilleri henüz olmayabilir. Kurumda ilk adım olarak, göç öncesi ön analiz çalışması yapılmalı ve aşağıdaki iki sorunun cevapları bu çalışmada aranmalıdır. • Kullanıcılar, yalnız tek bir işletim sisteminin desteklediği üçüncü parti bir yazılıma mı bağımlıdır? • Belirli bir işletim sistemi gerektiren donanım var mıdır? .. rst-class:: first-line-in-paragraph Eğer bu soruların cevabı hayır ise, göç maliyetleri daha az olacaktır. Bu rehber, ÖY/AKK göç projesinde uygulanacak; • Başlangıç ve Planlama, • Analiz ve Kavram Kanıtlama, • Pilot ve Yaygınlaştırma, • Değerlendirme ve Belgeleme, • Kurumsal Destek Hizmetleri, • Eğitim Faaliyetleri başlıkları altında yapılması gereken çalışmalar konusunda yol gösterecektir. .. rst-class:: first-line-in-paragraph Bir ÖY/AKK göç projesine başlamadan önce, hedeflenen durumun tam olarak belirlenmesi amacıyla kritik başarı faktörlerinin tanımlanmasına ihtiyaç vardır. Aşağıda açıklanan bu faktörler ışığında, proje yönetimi felsefesi çerçevesinde faaliyetler planlanmalıdır. ÖY/AKK Göçü İçin Kritik Başarı Faktörleri ----------------------------------------------------- .. rst-class:: first-line-in-paragraph ÖY/AKKY'a göç projesinin amacına ne ölçüde ulaştığının anlaşılabilmesi için Kritik Başarı Faktörleri (KBF)’nden faydalanılır. Bir göç projesi için KBF aşağıdaki bileşenlerden oluşur: • Göç vizyonunun oluşturulması, • Teknolojik kısıtların belirlenmesi ve faaliyetlerin ve seçimlerin buna göre planlanması, • Süreçlerin proje yönetimi felsefesi içerisinde düzenlenmesi ve değişimin yönetilmesi, • İş gücü yapısının proje amacına uygun olarak düzenlenmesidir. .. rst-class:: first-line-in-paragraph ÖY/AKK sistemlerin kurumsal olarak kullanılmasındaki en büyük risk, kurumun ve çalışanların göç’e hazır olmamasıdır. Bir kurumun göçe hazırlık derecesi aşağıdaki şekilde ifade edilebilir; • İşletim sistemi göz önüne alındığında, kullanıcılar masaüstü programlarına aşinadır ve işletim sistemi üzerindeki temel işlemleri yaparken zorlanmazlar. • Kurum içerisindeki bilgi sistem yöneticileri ve destek personeli, işletim sistemi göçüne isteklidir ve göç edilecek sistem hakkında teknik bilgileri vardır. • Kurumun iş akışlarına hakimdirler ve göç esnasında oluşabilecek sorunlara karşı hazırlanacak kurtarma senaryolarının, bu akışlara göre kurgulanmasına destek olabilecek durumdadırlar. .. rst-class:: first-line-in-paragraph ÖY/AKK göçünde, bilgi sistemleri yöneticilerine düşen yük önemli ölçüde artmaktadır. Sistem yöneticilerinin ve teknik destek personelinin teknik bilgi düzeyi göç için kritik bir başarı faktörüdür. Bir göç projesi için aşağıdaki tabloda verilen başarı faktörleri baz alınabilir [Cirano]_ ; .. csv-table:: ÖY/AKK Projeleri için Kritik Başarı Faktörleri Tablosu :file: _tables/11_BasariFaktorleri.csv :align: Center :width: 100 :header-rows: 1 Destek Alınacak Paydaşların Seçimi ++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ .. rst-class:: first-line-in-paragraph Destek alınacak paydaşların seçimi, bir göç projenin başarısı açısından kritik başarı faktörlerinden birisidir. Bu kapsamda, hizmet alınacak paydaşların seçimi dikkatle yapılmalıdır. Kurum içerisinde yeterli sayıda yetişmiş personel bulunmuyorsa; hem hizmetlerin belirli bir destek seviyesinde devam ettirilmesi, hem de kullanılan ÖY/AKKY'ın geliştirilmesi için profesyonel bir destek alınması önerilir. Dolayısı ile, yaygınlaştırma aşaması öncesinde, göç edilen ÖY/AKKY'ın sürdürülebilir olması için belirli tedarikçiler ile çalışılması gerekebilir. Bu kapsamda aşağıdaki tablo genel kriterler bakım hizmetini tedarik edebilmek için kullanılabilir. Paydaşların seçiminde proje ihtiyaçlarına göre ek kriterler belirlenebilir. .. csv-table:: Paydaş Seçim Kriterleri Tablosu :file: _tables/11_PaydasSecimKriterleriTablosu.csv :align: Center :width: 100 :header-rows: 1 Kullanıcı Programları Seçimi (Olgunluk Modeli) ++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ .. rst-class:: first-line-in-paragraph ÖY/AKK göçün başarısını etkileyen en önemli faktörlerden biri de kullanıcı programlarının kalitesidir. Kullanıcı programları seçilirken temelde iki önemli faktör bulunmaktadır.Bunlar: * Kullanıcı programlarını yazan geliştirici ekibin değerlendirilmesi * Kullanıcı programının kurumsal gereksinimleri karşılama durumudur. .. rst-class:: first-line-in-paragraph ÖY/AKKY'ın kullanılabilmesi için olası kurumsal istekler aşağıdadır: * Yazılıma ait kurumsal destek bulunmalıdır. * Yazılıma ait dokümantasyon erişilebilir olmalıdır. * Yazılıma ait eğitimler bulunabilmelidir. * Yazılımın diğer altyapısal yazılımlar ile entegrasyonu olmalıdır. .. rst-class:: first-line-in-paragraph Bu kurumsal isteklerin karşılanabilmesi için, kurum tarafından genel olarak yazılımsal gereksinimlerin belirlenmesi ve olgunluk modelinin oluşturularak alternatifler arasında seçimin yapılması gerekmektedir. Bu seçimin ardından destek alınabilecek kaynaklar tespit edilmelidir. Geliştirici Ekibin Değerlendirilmesi +++++++++++++++++ .. rst-class:: first-line-in-paragraph Bir ÖY/AKK yazılım geliştirici ekibi değerlendirilirken, aşağıdaki önemli özellikler göz önüne alınmalıdır; *Yazılım geliştirme süreci ve proje organizasyonu açıktır. Diğer bir deyişle, herkes yazılımın niteliklerini tartışılabilmekte, kaynak kodların geliştirebilmekte veya belgelendirmeye katkı yapabilmektedir. * Kaynak kod, yazılım belgeleri, test sonuçları gibi kaynaklar açık ve herkes tarafından erişilebilmektedir. * İşletim sistemi, yazılım kütüphaneleri, yazılım ana yapısı ve uygulama programlarını içeren ve çeşitli özellikleri karşılayan ÖY/AKK projeleri bulunmaktadır. * ÖY/AKK projelerini tek bir kişi yürütebildiği gibi yüzlerce kişi tarafından katkı verilen projeler de bulunmaktadır. * Her bir projenin kendine özgü lisans politikası bulunabilir. * Ürünlerin yazılımsal kalitesi değişkenlik göstermektedir. .. rst-class:: first-line-in-paragraph Dolayısıyla ÖY/AKK projelerinin yönetim politikası, testler, kalite belgelendirme, doğrulama ve geçerleme işlemleri her yazılım projesinde değişkenlik gösterebilir. Bununla beraber, ÖY/ AKK projesinin kalitesi bilinse bile kodların sürekli gözden geçirilmesi, başarımının izlenmesi .. rst-class:: first-line-in-paragraph ÖY/AKK projelerinin yönetim politikası, testler, kalite belgelendirme, doğrulama ve geçerleme işlemleri her projede değişkenlik gösterebilir. Bununla beraber, ÖY/AKK projesinin yazılım kalitesi bilinse bile kodların sürekli gözden geçirilmesi, başarımının izlenmesi ve hata ayıklama süreçleri önemli bir unsurdur. Bu tip işleri yerine getirecek toplulukların hangi yönetim seviyesinde olduğu, ÖY/AKKY'ın olgunluğu hakkında fikir verecektir. Kullanıcı açısından ise yönetim seviyesi yüksek projelerin uzunca bir süre destekleneceği anlamına gelir. Aşağıdaki tabloda tipik bir AKK yazılım projesinin yönetim seviyeleri yer almaktadır: .. csv-table:: ÖY/AKK Yazılım Projelerinin Yönetim Seviyeleri Tablosu :file: _tables/11_AKKYProjeYönetimSeviyeleriTablosu.csv :align: Left :widths: 3,5,20 :header-rows: 1 .. rst-class:: first-line-in-paragraph Örneğin 2009 yılında başlayan OpenStack Vakfı bulut bilişim için altyapı oluşturmuştur. Aşağıdaki tabloda OpenStack vakfı için bir bilgi kartı hazırlanmıştır. Böylece bir ÖY/AKK göç projesinde kullanılabilecek yazılımları geliştiren ekip ile ilgili genel bilgilere sahip olunacaktır. .. csv-table:: OpenStack Vakfı Bilgi Kartı Tablosu :file: _tables/11_OpenStackVakfiBilgiKartiTablosu.csv :align: Left :widths: 10,20 :header-rows: 1 .. rst-class:: first-line-in-paragraph OpenStack vakfı için, yönetim kuralları yazılı ve projelerin durumları matematiksel ölçülebildiğinden, beşinci düzey olgunluğa erişmiş olarak tanımlanabilir Böylece farklı iki özgür veya açık kaynak kodlu yazılım projesi değerlendirilirken hataların belirlenmiş süreçlere göre giderildiği, testlerin yapıldığı, geliştirici ekibin kendisini kanıtladığı yazılımın kullanılması gereksinimi giderilmiş olur. Kullanıcı Programları Olgunluk Değerlendirmesi +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ .. rst-class:: first-line-in-paragraph Kullanıcı programları seçiminde çeşitli metotlar mevcuttur. Örneğin, bir e-posta sisteminin göçü için, birçok ada yözgür veya açık kaynak kodlu yazılım olmasına karşılık, bu yazılımlar arasında hangisinin kurum açısından daha faydalı olacağı, yani hangi yazılımın/projenin seçileceği konusu kritik öneme sahiptir. Bu seçimin yapılması amacıyla C-OSSM, N-OSSM, QSOS, OpenBRR gibi literatürde birçok yaklaşım bulunmaktadır. QSOS7 yaklaşımı kurumsal yazılım isteklerini daha sistematik olarak değerlendirdiğinden aşağıda bu yöntem anlatılacaktır. QSOS yaklaşımı dört ana aşamadan oluşmaktadır. Bunlar; * Tanımlama * Değerlendirme * Seçim * Yeterlilik *QSOS Modeli Genel Yaklaşımı* * Tanımlama: Nelerin ölçüleceğinin tanımlanması ve düzenlenmesi (Genel açık kaynak kriterleri, riskleri ve teknik gereklilikler). * Yazılım tipi: Alternatif yazılım tiplerinin hiyerarşik sınıflandırması ve işlevsel kapsamının tanımlanmasıdır. * Lisans tipi: Alternatif yazılım tarafında kullanılan lisans tiplerinin sınıflandırılması, * Topluluk tipi: Proje hayat döngüsünü sağlayan yazılım etrafında topluluk örgütlerinin sınıflandırılması; * Tek kişi tarafından yürütülen projeler, * Formal olmayan süreçler ile bir grup tarafından yürütülen projeler, * Rol tabanlı, yazılım yaşam döngüsü yönetim sistemi ile bir grup geliştirici ile yürütülen projeler, * Yazılım telif hakkını elinde tutan ve topluluğu yöneten ve finans sağlayan yasal oluşum, * Projenin ana geliştiricilerini elinde tutan, hizmet satışından veya ticari sürümünden para kazanan ticari oluşum * Değerlendirme: Alternatif yazılımların, yukarıda tanımlanan kriterlere göre değerlendirilmesi ve bu kriterlerin puanlanması yapılır. Her bir yazılıma ait kimlik kartı oluşturulur. Bu kart, yazılım ile ilgili bilgileri ve yazılım tarafından sunulan özellikleri içermelidir. QSOS değerlendirmeleri, yazılımın yapısı ve değişik kriterleri içeren bir şablona göre yapılır. Kriterler 0-2 arasında aşağıdaki tabloda verilen skor değerlerine göre ağırlıklandırılır. .. csv-table:: Tanımlama Aşaması Skor Tablosu :file: _tables/11_TanimlamaAsamasiSkorTablosu.csv :align: Left :widths: auto :header-rows: 1 * Yeterlilik: Bu aşamanın amacı, seçim için kullanılacak gereksinimlerin ve kısıtların toplanmasıdır. Kullanılacak yazılımın içeriği ve özellikleri, seçim aşamasında filtre edilecek şekilde düzenlenmelidir. Burada bahsi geçen filtreler; * Kimlik kartı filtresi; ilk düzey filtreleme yazılım kimlik kartı üzerinden yapılır. Örneğin yazılımın belirli bir lisans tipi ya da belirli bir yazılım dili ile geliştirilmesi gibi. * Olgunluk filtresi; her bir olgunluk kriterinin yazılım içeriğine göre derecelendirilmesi; * İlgisi bulunmamaktadır. * İlgisi vardır. * Kritik olarak ilgisi vardır. .. rst-class:: first-line-in-paragraph Belirtilen ilgililik derecesi, seçim aşamasında bir ağırlıklandırma değerine dönüştürülecektir. * Fonksiyonel kapsama filtresi; Yazılımın tüm özellikleri, gereksinim düzeylerine göre değerlendirme şablonuna yazılır. * Gerekli özellik * İsteğe bağlı özellik * Gereksiz özellik .. rst-class:: first-line-in-paragraph Belirlenen gereksinimler seçim aşamasında bir ağırlıklandırma değerine dönüştürülecektir. * Seçim: Tasarlanan filtreleme sistemini kullanarak, tüm rakip yazılımları puanlayıp, uygun özgür veya açık kaynak kod yazılımının belirlenmesidir. Bu aşamada iki mod kullanılabilir. * Sıkı seçim; eleme işlemleri ile kullanıcı isteklerine uyumlu olmayan yazılımların değerlendirme dışı bırakılması ile yapılır. * Kimlik filtresine uymayan yazılımların elenmesi * Gerekli özellikleri taşımayan yazılımların elenmesi * Kullanıcı tarafından tanımlanan ilgi derecesini sağlamayan yazılımların elenmesi * İlgi kriteri skoru 1 ve büyük olmalı * İlgi kriteri skoru kesinlikle 2 olmalı * Gevşek seçim; sıkı seçimden daha az katıdır. Uygun olmayan yazılımlar sıralama ile ortaya çıkar. **Niteliklerin Ağırlıklandırılması** .. rst-class:: first-line-in-paragraph Niteliklerin ağırlıklandırma işlemi, fonksiyonel kapsama filtresinin yazılımın her bir işlevi için gereksinim düzeyine göre yapılır. .. csv-table:: Nitelik Ağırlıklandırma Tablosu :file: _tables/11_NitelikAgirliklandirmaTablosu.csv :align: Center :widths: 3,5 :header-rows: 1 **Olgunluğun Ağırlıklandırılması** .. rst-class:: first-line-in-paragraph Her bir olgunluk kriterinin ilgi derecesine göre ağırlıklandırması aşağıdaki tabloya göre yapılır. .. csv-table:: Olgunluk Puanlarının Ağırlıklandırılması Tablosu :file: _tables/11_OlgunlukPuanlarininAgirliklandirilmesi.csv :align: Center :widths: 3,5 :header-rows: 1 .. rst-class:: first-line-in-paragraph QSOS modelinin tipik bir çıktısı aşağıdaki şekilde gösterilmektedir. Bu yöntemle, kurumsal işin yapılması amacı için, alternatifler arasından en iyi özgür veya açık kaynak kodlu yazılım seçimi yapılabilir. .. figure:: images/11_QSOS.png :alt: QSOS Model Çıktısı :align: center .. rst-class:: centered Şekil: QSOS Modeli Çıktısı **Kullanıcı İşletim Sistemi Seçimi** .. rst-class:: first-line-in-paragraph Linux işletim sistemi, kurumlarda mevcutta kullanılan donanımlarda çalışabilen güçlü bir masaüstü işletim sistemine dönüşmüştür. Linux işletim sistemi, birçok durumda, istemci üzerinde koşan diğer ticari işletim sistemi alternatiflerine nazaran çok daha az bellek ve işlemci gücü kullanarak daha fazla performans sergilemektedir. .. rst-class:: first-line-in-paragraph Linux işletim sistemi, işletim sistemi çekirdeğinin kendisidir. Linux işletim sistemi dağıtımları, çekirdek ve bunun üzerindeki uygulamalardan oluşmaktadır. Çekirdeğin tasarımı ve açık yapısı nedeniyle kurumsal gereksinimlere göre kolayca özelleştirilebilmektedir. Linux çekirdeği, GNU Genel Kamu Lisansı kapsamında olduğundan ücretsiz olarak temin edilebilmektedir. Bununla beraber kurumlar, ÖY/AKK işletim sistemine özgü paket özelliklerinden ve kurumsal destekten yararlanabilmek için, Linux dağıtımlarına özgü güncelleme desteğini, dağıtımın üreticilerinden hizmet veya abonelik biçimiyle satın alabilmektedirler. .. rst-class:: first-line-in-paragraph Örneğin, TÜBİTAK tarafından özelleştirilen Debian tabanlı Linux dağıtımı, Pardus İşletim Sistemi ücretsiz olarak dağıtılmaktadır. RedHat veya SuSE firmaları güncelleme ve destek hizmetini abonelik şeklinde ücretli sağlamaktadır. Pardus işletim sistemi güncellemeleri ücretsiz sağlamaktadır ancak Pardus desteği ücretlidir. **Linux Dağıtımları** .. rst-class:: first-line-in-paragraph Linux İşletim Sistemi, Linus Torvalds tarafından 25 Ağustos 1991 günü comp.os.minix haber grubuna gönderilen bir e-posta mesajı ile ortaya çıkmıştır. Emeklemeye başladığı günden bugüne kadar geçen sürede Linux İşletim Sistemi, diğer ticari seçenekleri pek çok konuda geride bırakacak düzeye ulaşmıştır. Bugün dünya üzerinde yüzlerce Linux dağıtımı yer almaktadır. Günümüzde yaygın olarak kullanılan Linux dağıtımları aşağıdaki tabloda yer almaktadır: .. csv-table:: Linux Dağıtımları Tablosu :file: _tables/11_LinuxDagitimlari.csv :align: Left :width: 100 :header-rows: 1 Bir işletim sistemine karar verilirken aşağıdaki konular göz önüne alınmalıdır; • Kurumsal ihtiyaçları karşılayabilirliği, • Ticari olarak sunulan sürücülerin bulunabilirliği, • Paket yönetim sistemlerinin kolay kullanımı, • Dosyalama sistemi hiyerarşisi, • Masaüstü ortamları, • Güvenlik, • Kullanıma yönelik ihtiyaçlar, • Çevre birimleri ve donanım desteği, • Dizüstü bilgisayar desteği, • Kolay kurulum, • Firma ve topluluk desteği. Masaüstü Ortamı Tercihi Masaüstü ortamı Linux işletim sistemine özgü bir terim değildir. Bununla beraber ticari işletim sistemleri varsayılan masaüstü ortamı değiştirmeye izin vermez. Üçüncü parti bir yazılımla tema, duvar kağıdı, simge vb. değiştirmenize olanak tanır. Günümüzde birçok Linux dağıtımı, kendilerine özel masaüstü ortamıyla birlikte gelmektedir. Örneğin, Pardus dağıtımı için Xfce ve DDE masaüstü ortamı kullanılmaktadır. Bununla beraber, • GNOME, • KDE Plasma, • Cinnamon, • Unity, • Xfce, • LXDE/LXQt, • DDE, • MATE gibi popüler masaüstü seçenekleri bulunmaktadır. Göç analizinde tespit edilen kurumsal uygulamaların ilgili masaüstünde çalışabilirliğinin kavram kanıtlama ve pilot aşamalarında kapsamlı olarak test edilmesi gereklidir. Bu testlerin ayrıntılarını ve örnek formları sonraki bölümlerde mevcuttur. Masaüstü ortamı seçiminde zorunlu olmadıkça, kullanıcıların mevcut alışkanlıklarını değiştirmeyen, görsel ve işlevsel olarak yatkın oldukları bir alternatif daha uygun olabilir. Bu açıdan ele alındığında, Xfce, KDE Plasma ve GNOME ortamlarının, ortalama ofis çalışanları tarafından en çok tercih edilen seçenekler olduğunu görülmektedir. Bu iki ortamın sunduğu geniş olanaklar sistem yöneticilerinin de işlerini kolaylaştıracaktır. .. [Cirano] Cirano "Publication", 2006.[Online]. https://www.cirano.qc.ca/pdf/publication/2006RP-05.pdf