3 Pilot Çalışmaları¶
Pilot dönüşüm başarısı, kullanıcıların yeni işletim sistemine ne kadar hızlı uyum sağlayabildiği ile doğru orantılıdır. Dolayısıyla kullanıcıların desteğini almak, pilot çalışmalarında kritik öneme sahiptir. Bu yüzden, kullanıcıların yeni sistemi tanımaları için Kurumsal bir tanıtım yapılması, ÖY/AKK dönüşümünün nedenlerinin iyi anlatılması ve kullanıcı eğitimlerine özel önem verilmesi gerekmektedir.
3.1 Kullanıcı farkındalığı yaratma¶
Kullanıcı direncinin azaltılması ve kullanıcının desteğinin kazanılması gerçekleştirilen dönüşüm projesinin temel başarı ölçütlerinin başında gelmektedir. Kullanıcıya; bu dönüşümün neden gerekli olduğunu, dönüşüm sırasında ve sonrasında kendilerini nelerin beklediğini ve nelerin değişeceğinin açıklıkla anlatılması gereklidir. Kullanıcı farkındalığı yaratma ile ilgili faaliyetler Analiz aşamasının sonu ile pilot çalışmaların başlaması arasında yapılması daha uygundur.
Kullanıcıların gerçekleştirilecek olan dönüşüm ile ilgili endişelerinin olması çok normal bir durumdur. Bu endişelerin giderilmesi, dönüşüm sürecinin hızlandırılması ve dönüşüm ile ilgili kullanıcı desteğinin yaratılması için gereklidir. Bu kapsamda pilot gruplara verilecek eğitimler, ihtiyaç anından takip edebilecekler tanıtım ve kullanım videoları, çağrı masasına öncelikli erişim sağlayabilmeleri ve buna benzer ek imkanlar farkındalığı artırmaya ek konulardır.
3.2 Kullanıcı eğitimleri¶
Kullanıcılar arasından özellikle pilot aşamasında görevli olanların, yeni işletim sistemi ve onun üzerinde yüklü programları verimli bir şekilde kullanmaları için yeterli içerikte, uygulama ağırlıklı eğitim almaları faydalı olacaktır.
Eğitim, kullanıcıların bilgisayar kullanma seviyelerini artırarak kendilerine olan güveni de artırmaktadır. Kullanıcılar eğitim aldıktan sonra, birbirlerine yardım ederek de yeni işletim sistemi ve yazılımları kullanacak böylece öğrenme süreçleri hızlanacaktır. Eğitimler sırasında, pilot kullanıcılara özel ek uygulamalar yapılması, kullanıcıların yeni işletim sistemine daha hızlı alışmasını sağlayacaktır. Böylelikle pilot başarısı artacak ve kurum içindeki toplam bilgi seviyesi yükselecektir. Eğitim faaliyetleri ile ilgili detaylı bilgi ayrı bir bölüm olarak ele alınmıştır.
3.3 Pilot Çalışmalarında Başarı Kriterlerinin Belirlenmesi¶
Pilot Çalışmalarının başarı kriterleri, pilot dönüşüm sonrası Proje Teknik Ekibinin başarısının takibi ve kurumsal isteklerin pilot dönüşüm sırasında ne kadarının başarıldığının ölçülmesi açısından önemlidir. Pilot Çalışmalarının başarı kriterleri, her kurumun bilgi sistemleri alt yapısında bulunan sunucularının çeşitliliği ve kurumsal işin yapılması açısından farklılıklar gösterebilmektedir. Bu bağlamda, pilot çalışmaları öncesinde; beklentilerin neler olduğu, ÖY/AKKY üzerinde hangi kurumsal isterler karşılandığında başarılı olunacağı konusu kurum tarafından belirlenmeli ve Proje Teknik Ekibi tarafından net olarak anlaşılmalıdır.Bu aşamada, dönüşüme konu sunucu ve istemciler için ÖY/AKKY’ın mimari, ölçeklendirme ve güvenlik konuları da dikkate alınarak fonksiyonel istekler açık olarak yazılı hale getirilmelidir.
Örnek bir başarı kriterinde pilot dönüşümün gerçekleştirileceği kullanıcı sayısı, pilot dönüşümü hedeflenen birimlerin isimleri, pilot dönüşümü hedeflenen makinaların sayısı bulunmalıdır. Bu seçimler yapılırken, dönüşüm için karmaşıklık seviyesi en düşük pilot gruplardan seçilmelidir. Böylelikle analiz aşaması sonrasında en kolaydan başlayarak kullanıcılar sisteme alıştırılmış olunacaktır.
3.4 Pilot Aşaması¶
Kavram kanıtlama çalışması sonrası üretim ortamına geçmeden önce, pilot alanda ayrıntılı denemeler yapılır.
- Kavram kanıtlama aşamasında, genellikle teknik uygunluk sonuçları elde edilmek istenildiğinden, performans özellikleri ve bütünsel birlikte çalışabilirlik testleri yapılmaz.
- Yüksek erişilebillirlik gibi bazı mimari özellikler genelde Kavram Kanıtlama aşamasında dikkate alınmaz.
- Kavram kanıtlama aşamasında ayrıntılı yapılandırma düşünülmez. Sadece hızlı şekilde işlevselliğe odaklanılmaktadır [Campbell2013] .
Pilot geçiş aşaması, kurumsal olarak belirli olgunluğa erişmiş ve kurum olarak kabul edilmiş olan uygulamaların, sınırlı sayıda birim ya da kişi üzerinde denenmesi işlemidir. Pilot çalışmanın yapılacağı birimler teknolojik gelişmelere açık, kişiler ise değişime istekli olanlar arasından belirlenmelidir.
Analiz sırasında en zor ve en kolay geçiş yapılabilecek alanlar belirlendikten sonra, en zor olan alanlarda kalan yazılımlar ve kullanıcı grupları analiz aşamasında denenmeli, ve başarılı sonuç elde edilen noktalar arasından en kolay gruplardan başlanarak pilot yapılmalıdır.Pilot geçiş, aşağıdaki sorulara cevap vermelidir:
- Kavram kanıtlama aşaması sonrasında dönüşümüne karar verilen tüm uygulamalar göç ettikten sonra hala aynı şekilde kullanılabilir durumda mıdır?
- Kullanıcılar bilgi işlem altyapısını, göçten önce olduğu gibi benzer şekilde kullanabilirler mi?
- Bilgi sistem yöneticileri, taşıma işleminden sonra tüm görevlerini yerine getirebilecek durumda mı?
- Göç edilen sistem, yani yeni ÖY/AKK işletim sistemi ve uygulamalar planlandığı gibi çalışır durumda mı?
Pilot geçişin başarılı olabilmesi için aşağıdaki konular tamamlanmalıdır;
- Pilot Göç Başarı kriterlerinin belirlenmesi; Kurumsal isterlerin karşılanması için ÖY/AKKY’ın fonksiyonlarının testlerine esas olacak değerlendirme kriterleri belirlenmeli ve Pilot aşamadan önce yazılı hale getirilmelidir.
- Kurumsal görevlerin yapılabilmesi için ihtiyaç duyulan teknik gereksinimlerin değerlendirilmesine dayalı mimari bir tasarım ortaya çıkmalıdır.
- Sistemin etkileşim içerisinde olduğu çevresel ortam tanımlanmalı ve yapılandırma bu çevresel değişkenlere uygun olarak yapılmalıdır.
- Kurumsal yapılar için hayati önemi haiz yük devretme, yüksek erişilebilirlik ve ölçekleme için gerekli testler yapılmış olmalıdır.
- Kullanıcı deneyimlerini içeren yinelemeli bir geri bildirim sistemi kurulmalıdır.
- Pilot kullanıcılar için yardım masası kurulmalı, belgeleme ve eğitim faaliyetleri tamamlanmalıdır.
3.4.1 Pilot Göçün Yapılması¶
3.4.1.1 Kurulum stratejisinin belirlenmesi¶
İşletim sistemlerinin kurulması için değişik yöntemler mevcuttur. Her bir seçeneğin kendine göre avantajları ve dezavantajları bulunmaktadır.
- Mevcut işletim sisteminin tamamen silinmesi ve yeni işletim sisteminin kurulması (Bu durumda var olan verilerin aktarımı için ek bir alana ya da depolama birimine gereksinim bulunmaktadır.)
- Pilot aşamanın bazen yeni bir donanımın (PC) bilgi sistemleri altyapısına alınması ile başlanılması (Bu durumda her iki sistem eş zamanlı olarak çalıştırılarak var olan bilgiler aktarılabilir.)
3.4.1.2 Kullanıcı verilerinin aktarılması¶
Kullanıcı verilerinin yedeklenmesi, kullanıcılar arası veri alışverişinin kolaylaştırılması gibi birçok avantajı olan bu yöntem ile, kullanıcıya mevcut sistemde erişebileceği ve verilerini kopyalanabileceği bir depolama alanı sağlanır. Eğer kullanıcı bu depolama alanına kopyalama işlemini yapamıyor ise otomatik olarak belirli alanlardan senkronizasyon da yapılabilmektedir.
Kurulum stratejisi için en iyi uygulama, kullanıcı verilerinin merkezi bir depolama alanında toplandıktan sonra mevcut işletim sisteminin tamamen silinmesi şeklinde değerlendirilebilir. Kullanıcı verilerinin aktarılması, dönüşüm çalışmalarının başarı algısına olumlu etki edecektir. Aynı zamanda kullanıcılar daha önce kullandıkları uygulamalar ile ürettikleri verilerin tekrar kullanılabilir olduğunu gördüklerinde yeniliğe veya değişime karşı direncin aşılması kolaylaşacaktır. Bu aşamada özellikle yardım masası ve ihtiyaç halinde kurulan çağrı merkezleri, kullanıcıları yönlendirerek dönüşüm sürecinin başarısına önemli katkılar sağlayacaktır.
Veri yedeklemesinin en önemli unsurlarından biri KVKK ve benzer konulardır. Kişinin kendisine özel veya kuruma özel olabilecek bilgileri, başka bir kişi tarafından yedeklenmemelidir. Yedekleme yapılırken, kullanıcının kendisine ilgili eğitim ve yönergeler verilerek, kullanıcının kendi yedeklerini alması sağlanmalıdır. Hem bilginin korunumu hem de yedeklerin sorumluluğu anlamında bu önemli bir yer tutmaktadır.
3.4.2 Sunucu Sistemler¶
Sunucu sistemleri ve uygulamaları açısından, Pilot çalışmaları sırasında yapılacak faaliyetler, istemci dönüşümüne göre daha azdır. Eğer mevcut hizmetin fonksiyonel eşdeğeri sağlanabiliyorsa göç işlemi yapılabilmektedir. Bu durumda iki noktaya bakmakta fayda bulunmaktadır.
- Eğer sunucu kullanıcı ile doğrudan etkileşim içerisinde ise bu durumda kullanıcı testleri içerisinde de değerlendirilmelidir. Bu sunucular için, eğer mimari gereği bu duruma uygunsa, tüm kullanıcıların yeni sisteme kopyalanması ve sonrasında pilota devam edilmesi beklenmektedir. Bu duruma örnek olarak;
- E-posta sunucusu
- Web uygulama sunucuları vb.
- Eğer sunucu kullanıcı ile dolaylı olarak etkileşim içerisinde ise bu durumda kullanıcı testleri kapsamına alınmadan, fonksiyonel test işlemleri tamamlandığında pilot devam edebilir. Bu durumda, tüm kullanıcıların kopyalanmasını gerektirmemekte, sadece ilgili kullanıcıların yeni sisteme kopyalanması yeterli olmaktadır.
- DHCP,
- DNS,
- Dizin sunucuları,
- Dosya paylaşım hizmetleri (FTP, NFS, CIFS, SAMBA vb.)
- VTYS(Veri Tabanı Yönetim Sistemi),
- Kimlik ve Kullanıcı Yönetim hizmetleri (Engerek, Lider/Ahenk, SambaBOX vb.)
Sunucularda yapılacak pilot göç sonrası, teknik proje ekibi ile Kurum proje ekibi toplantı yapar ve fonksiyonel testlere başlanır. Fonksiyonel testlerde kurum içi istekler dikkate alınır, gerekiyorsa ÖY/AKKY üzerinde geliştirme işlemlerine başlanır. Geliştirme işlemleri; yük devretme, yüksek erişilebilirlik ve ölçekleme ihtiyaçları göz önüne alınarak yapılır. Ayrıca yük ve diğer sunucular ile birlikte çalışabilirlik testleri yapılır. Yinelemeli olarak geliştirme işlemi pilot çalışmaları başarı kriterleri yerine getirilene kadar devam eder.
3.4.3 İstemciler (Masaüstü ve Dizüstü)¶
İstemci pilot göçü öncesi, istendiği takdirde, belirli uygulamalar (Libreoffice, gimp vb.) mevcut sistem üzerinde kurulur ve personelin bu şekilde bir süre çalışmaları sağlanabilir. Böylece işletim sistemi değişimi sırasında kullanıcı bilgi eksikliğinden kaynaklanabilecek memnuniyetsizlikler azaltılmış olur.
Pilot geçiş öncesi, hangi birimlerin ve bu birimlere bağlı hangi kısımların pilot dönüşüm içerisinde olacağı belirlenmelidir. Bu sayının Kurum mevcudunun yaklaşık %10’luk bir kısmına denk gelmesi önerilir. Bununla beraber, pilot dönüşümün yapılacağı birimlerin seçilmesi birkaç adımda yapılabilir.
3.4.3.1 Hazırlık¶
Kullanıcıların yardım isteklerine karşılık verebilecek yardım masası kurulur. Eğitimde, yardım masasına nasıl ulaşabilecekleri ile ilgili bilgiler verilir. İhtiyaç duyulduğunda yardım masası ekibine yardımcı olacak şekilde proje teknik ekibinden görevlendirmeler yapılabilir.
Pilot çalışmaları kapsamına girecek birimlere sınırlı bir LibreOffice ve Linux kullanıcı eğitimi verilir. Bu eğitimde menülerin yerleri ve gerekiyorsa çevre birimlerinin kullanımı ile LibreOffice hakkında temel bilgiler anlatılır.
Kullanıcıların yardım isteklerine karşılık verebilecek yardım masası kurulur. Eğitimde, yardım masasına nasıl ulaşabilecekleri ile ilgili bilgiler verilir. İhtiyaç duyulduğunda yardım masası ekibine yardımcı olacak şekilde proje teknik ekibinden görevlendirmeler yapılabilir.
3.4.3.2 Pilot Çalışmaları İçin Birimlerin Belirlenmesi¶
Kurum içerisinde en kolay göç edilebilecek birimler belirlenerek sınırlı sayıda istemciden göçe başlanır. Bu durumda verilerin yetkilere göre paylaşılması için merkezi depolama alanının bulunması avantaj yaratacaktır.
Seçilen birimlerden, istemci sayıları pilot çalışmaları için ayrılan zaman içerisinde belirli miktarda artırılır. Böylece yeni kullanıcılar, bir önceki aşamada seçilen kullanıcılarla etkileşim içinde olacağından yardım masası hizmetlerinde etkinlik sağlanır.
3.4.3.3 Felaket Planlarının Belirlenmesi¶
Göç için bazı ana problemler ilk istemci göçünden önce belirlenebilir. Ancak öngörülemeyen bir takım sorunların da çıkması olasıdır. Bu yüzden, pilot çalışmaları yapılan istemcilerin, eski işletim sistemine dönüşü ile ilgili senaryoların hazırlanması gerekmektedir.
3.4.3.4 Kullanıcı Geri Bildirimlerinin Toplanması, Test ve Değerlendirme¶
Proje ekipleri tarafından oluşturulacak test formları ile ÖY/AKK işletim sistemi ile programların beklenildiği şekilde işleyip işlemediği kontrol edilir, gerekiyorsa ortaya çıkan yeni durumlara göre test formları güncellenir.
Hem dönüşüm proje teknik ekibi, hem de kurum proje ekibi günlük olarak kullanıcı geri bildirimlerini toplar ve kayıt altına alır. Geliştirme isteği bulunuyorsa proje teknik ekibi tarafından istekler değerlendirilir gerekli olması halinde geliştirme yapılır. Test süreçleri tekrar edilir ve pilot kurulum yapılan yerlerde güncellemeler yapılarak pilot süreç yeniden işletilir.
3.4.4 Bilgi İşlem Standartlarının Gözden Geçirilmesi¶
Pilot aşaması, dönüşüm proje ekibine, kurumsal bilgi işlem faaliyetleri için iyileştirme ve değişim fırsatları da vermektedir. Yaygınlaştırma başlamadan kurumsal standartların gözden geçirilmesi, varsa iyileştirici faaliyetlerin geliştirilmesi ile düzenleyici faaliyetlerin tekrar planlaması, proje faaliyetlerini ve sürelerini aksatmamak ve kurumsal işlerin kolaylaştırılması göz önünde tutularak yapılmalıdır. Yaygınlaştırmada devreye sokulacak özellikle ağ cihazlarında yapılması düşünülen iyileştirmelerin ve değişikliklerin bir felaket durumunda geri dönüşlerin sorunsuzca yapılabilmesini sağlayacak tarzda planlanması ve özellikle hibrit (karma) yapıda çalışması gereken lokasyonlarda işleyişi bozmayacak şekilde planlanması gerekmektedir.
Pilot çalışmaları sonrası, Kurum ile birlikte genel değerlendirme toplantısı yapılarak, pilot dönüşüm ile ilgili yaşanan problemler ve bunların çözüm biçimleri ile yaygınlaştırmaya esas hususlara karar verilmelidir.
| [Campbell2013] |
|