7   Ofis Yazılımları Göçü

LibreOffice yazılımı, ÖY/AKK ofis yazılımları içerisinde lider durumdadır. Genel olarak, çeşitli doküman biçimlerinin kullanılabilmesi için altı adet uygulama sunar. ÖY/AKK ofis yazılımları, 2005 yılında Resmi Gazetede yayınlanan birlikte çalışabilirlik rehberinde kurumların birbirleri ile belge değişimi için zorunlu hale getirilen “Açık Belge Biçimi” denilen bir biçimde belgeleri kaydeder.

LibreOffice dönüşümünün işletim sistemi dönüşümünden önce yapılması çok daha faydalıdır. Kullanıcının mevcut işletim sistemi içerisindeki ofis yazılımının yerine LibreOffice kurulması, daha sonra yapılacak işletim sistemi dönüşümünden sonra tanıdık bir uygulama görmesi kullanıcının yeni sistemi adaptasyonunu hızlandıracak ve onu rahatlatacaktır.

ÖY/AKK dönüşüm sürecinde, ofis uygulamaları son kullanıcıların doğrudan karşılaştıkları ara yüzlerden biri olması nedeniyle en fazla dirençle karşılaşılabilecek dönüşüm adımı olarak değerlendirilebilir. Direncin temel sebebleri:

  1. Kullanıcı alışkanlıkları,
  2. Daha önceden oluşturulmuş hazır şablonlar/belgeler,
  3. Kullanılan yazılımların .docx, .xlsx/ … formatlarında çıktı vermesidir.

Kullanıcılar özellikle işlerini yaparken ister istemez yazılım üreticilerinin kendilerine sundukları arayüzlere alışırlar, hatta kötü bir kullanıcı deneyimi sunan bir yazılım için arayüz belli bir süre sonra öyle alışkanlık haline gelir ki, kullanımı çok daha rahat olabilecek aynı firmanın yeni sürüm ürününde bile geçildiğinde başlarda kullanıcılar zorluk yaşarlar. ÖY/AKK dönüşüm sürecinde kullanıcı direncinin üstesinden gelebilmek için konu hakkında eğitim verilmesi ön şarttır. Kullanıcıların arayüzüne yabancı oldukları yazılımla ilgili olarak kabiliyeti çok daha gelişmiş ve aslında çok daha başarılı bir kullanıcı deneyimi sunan yazılım için gerekli sabrı gösterebilmeleri için süreç eğitimle desteklenmelidir.

Kurumun iş akış süreci içerisinde daha önceden oluşturulmuş makro ya da özel stil içeren belge ve şablonlarının kullanımında karşılaşılan problemlerin en aza indirgenmesi için kurumda ortak bir şablon havuzu oluşturulması gerekmektedir. Hatta bu kütüphane tüm kurumların ortak kullanımına sunulabilir.

Kurum tarafından kullanılan yazılımların MS Ofis formatında çıktı veren SAP, EBYS gibi kurumca vazgeçilemez olan uygulamaların çıktılarının açık belge formatında üretmesi için gerekli çalışmalar yapılmalıdır. Bu dönüşüm, doküman formatının değişmesine neden olacağından, şu önemli sorunların da önceden çözülmesini sağlanması kurumun iş akışının aksamamasına yardımcı olur:

  • Mevcut belgelerin açık belge formatına dönüşümü tamamlanması,
  • Font sorunlarının giderilmesi,
  • LibreOffice kısayolları, menüleri ve tuşları öğrenilerek pratik kazanılmasıdır.

Ofis yazılımlarının dönüşümü kendi başına bir göç projesi olarak değerlendirilmeli ve proje planması aşağıdaki faaliyetleri kapsamalıdır.

  • Planlama
  • Analiz ve Kavram Kanıtlama
  • Eğitim
  • Pilot ve Yaygınlaştırma

7.1   Planlama Aşaması

Planlama aşamasında ana aşamaların süreleri, konu ile ilgili çalışacak ekipler, genel olarak risk araştırması hususları planlanır. Planlamalar dahilinde kurum geneline ofis programının da değişeceği ile ilgili bilgi verilerek farkındalık çalışmaları gerçekleştirilerek, bu kapsamda planlanan eğitimler duyurulur.

7.2   Analiz ve Kavram Kanıtlama Aşaması

Bu aşamada kurumsal işin yapılması için kritik dokümanlar, şablonlar ve makrolar belirlenir. Şablonların ve kritik dokümanların ODF biçiminde üretilmesi, makroların uygun bir teknoloji ile tekrar üretilmesi ve birlikte çalışabilirlik çalışmaları yapılır.

MS Office programlarına bağlı çalışan uygulamaların listesi çıkarılır. Bu uygulamaların ÖY/AKK ofis yazılımı uyumluluğu kontrol edilir. Eğer ÖY/AKK ofis yazılımı uyumluluğu yok ise ya yazılım üreticisinden geliştirme yapılması istenir ya da üçüncü parti çözümler araştırılır. Bu tip uygulamaların belirlenmesi için anket çalışmasından faydalanılabilir.

LibreOffice yazılımında makrolar kısmen desteklenmekle birlikte, Microsoft Visual Basic yazılımı ile çoğunlukla uyumsuzdur. Bu nedenle kurumsal işin yapılması için makro kullanılması zorunluysa, bu makroların tekrar yazılması ya da üçüncü parti araçlarla dönüştürülmesi uygun yöntem olacaktır.

Üretilen belgelerin dönüşüm sonrasında da benzer şekilde işlenebilir ve paylaşılabilir olması ofis dönüşüm faaliyetinin kritik başarı faktörlerindendir. Birlikte çalışabilirlik sadece ÖY/AKK dönüşümünü başarıyla uygulayan kurum içindeki süreçler değil bu kurumun birlikte çalışmak zorunda olduğu diğer kurumlar ile aralarında gerçekleşen bilgi ve belge alışverişi sürecinde de büyük öneme sahiptir. LibreOffice belgeleri doc, docx, ppt, pptx, xls, xlsx veya benzeri Microsoft Office biçemleriyle kaydedilebilir.

7.3   Eğitim Aşaması

Eğitim aşamasında, tercih edilen ÖY/AKK ofis yazılımı ile ilgili; kullanım avantajları, özellikleri ve MS Office programından temel farklılıkları ile birlikte (Writer, Calc, Impress gibi) her bir alt uygulama için özel ve kapsamlı bir eğitim uygulanır.

Kurumun ofis yazılımlarına bağımlılık derecesine göre eğitimler; bilgi işlem personeli, eğiticiler, teknoloji liderleri (Kurum içerisinde ÖY/AKK ofis yazılımlarına en yatkın olabilecek kişiler), üst ve orta yönetim ve diğer kullanıcılar gibi gruplar için ayrı derinlikte planlanması uygun olacaktır.

Eğitimlerde kullanıcılara dönüşüm projesinin önemi konusunda farkındalık yaratmak amacı güdülmekle birlikte, dönüşümün yapılma nedeninin sadece mali hususlar olmayıp yerel kapasitenin geliştirilmesi, İthalatın azaltılması ile ülke dışına çıkan paranın azaltılması, telif hakkı ihlallerinin azaltılması, yerelleştirme, rekabetin artırılması, düşük maliyet sağlayan donanım yaşam süresi, iş verimliliğin artırılması, güvenliğin artırılması, tedarikçi bağımsızlığının sağlanması, bilgiye erişimin artırılması ve açık standartlara uyum gibi konulardaki faydaları da anlatılmalıdır.

Eğitimler planlanırken, yardım masası personeli ve teknoloji liderleri için özel bir program hazırlanması kullanıcıların yeni yazılıma adaptasyonu için gereklidir.

7.4   Pilot ve Yaygınlaştırma

Pilot aşamada özellikle ofis yazılımı bağımlısı uygulamaların ve varsa makroların çalışabilirliği kullanıcılar ile test edilir. Uygulamaların ve varsa makroların bağımlılık durumu testler sonrası analiz edilir, gerekli çalışmalar planlanır ve yaygınlaştırma öncesi gerekli önlemler alınır.

İşletim sistemi dönüşümünden önce, mevcut ofis yazılımı ile birlikte kullanılabilecek yeni ofis yazılımı denemeleri yapılabilir. Böylece kullanıcıların yeni programa adaptasyonu daha hızlı olacaktır.

7.5   ÖY/AKK Ofis Yazılımlarına Dönüşüm ile İlgili Riskler

Ofis Programlarında dönüşüm riskleri aşağıdaki gibi sıralanabilir:

  • Kullanıcıların yeni ofis uygulamalarına direnç göstermeleri
  • Üst yönetim tarafından değişimin zorlanması ancak orta kademe yönetici ve çalışanların kullanmaması
  • Kullanıcıların rutinlerini değiştirmeme istekleri
  • Kurumun yönetiminin ya da personelinin değişim ile ilgili farkındalıklarının az oluşu
  • Değişimin gerekliliği konusunda kullanıcılarının güveninin kazanılamaması

Bir ofis dönüşümünde risklerden ayrı olarak değerlendirmek kaydıyla yapılmaması gereken en önemli husus; istemciler üzerindeki ofis programlarının herhangi bir hazırlık yapılmaksızın kaldırılması ve yerine ÖY/AKK karşılığının kurulmasıdır. Bu tip bir uygulama kullanıcı tepkisini çekecek ve ofis dönüşümü ile birlikte diğer dönüşüm unsurlarının da başarısızlığa uğramasına sebep olacaktır.